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Gérer une copropriété

Comment changer de syndic ?

La loi n° 65-557 est formelle. Toute copropriété doit nommer un syndic pour administrer l’immeuble et représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes civils et juridiques. Celui-ci peut être professionnel ou non professionnel — très courant dans les petites copropriétés. Dans tous les cas, le syndic est élu pour un mandat de 3 ans maximum. À la fin de ce mandat ou en cours de contrat, le syndicat des copropriétaires doit désigner un nouveau syndic, sous peine de poursuite judiciaire. Comment changer de syndic ? Quelle est la procédure à suivre ? Les réponses dans cet article.

Changer de syndic à la fin du mandat

Le cas le plus courant de changement de syndic est la fin du contrat de celui-ci. Ainsi, comme une copropriété ne peut pas rester sans syndic, le syndicat des copropriétaires doit en nommer un lors d’une assemblée générale.

Selon la loi ALUR du 24 mars 2014, loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové, le conseil syndical doit mettre en concurrence son syndic au plus tard tous les 3 ans (sauf si le marché local ne le permet pas ou si l’assemblée générale a voté à la majorité absolue des voix une dispense de mise en concurrence lors de l’assemblée générale qui a précédé celle qui clôture la fin du mandat du syndic actuel). Toutefois, un copropriétaire peut également présenter un contrat de syndic s’il le souhaite, mais il doit l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine AG afin qu’il soit valable (l’envoi du contrat se fait par lettre recommandée avec accusé de réception). Cette mise en concurrence permet aux copropriétaires de comparer les prestations et les offres de chaque syndic.

Avant la date de l’expiration du contrat du syndic (au moins 3 mois à l’avance), le syndicat de copropriété doit demander au syndic en place — par courrier recommandé avec accusé de réception — de faire figurer dans l’ordre du jour de l’assemblée générale le renouvellement du syndic actuel et la nomination d’un nouveau syndic. En outre, les différents contrats de syndic doivent également être joints à la convocation et communiqués à l’ensemble des copropriétaires dans les délais légaux.

Renouvellement du contrat du syndic

Pour que le renouvellement du contrat du syndic puisse être effectif, il doit recevoir la majorité absolue des voix des copropriétaires (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Dans ce cas, il reprend instamment ses fonctions et signe le compte-rendu d’assemblée générale.

Non-renouvellement du contrat de syndic

Deux cas peuvent en être à l’origine : soit parce que le syndic en place n’a pas obtenu la majorité des voix, soit parce que l’assemblée générale refuse le renouvellement de son contrat en votant contre la résolution de renouvellement de contrat qu’il a présenté ou en refusant de signer le quitus ou le compte financier.

Changement de syndic en cours de contrat

Le changement de syndic en cours de mandat peut découler de deux raisons : le syndic actuel est révoqué ou il a démissionné.

La révocation

Effectivement, la copropriété peut souhaiter le changement de syndic avant la fin du contrat légal parce qu’il a failli à ses missions ou parce qu’il a commis des négligences ayant entraîné des torts à la copropriété (carence du syndic). Dans tous les cas, sa révocation doit être motivée par une raison valable. D’ailleurs, selon toujours la loi du 10 juillet 1965 : « Le contrat de syndic peut être révoqué par l’assemblée générale des copropriétaires statuant à la majorité des voix de tous les copropriétaires » (…) « Cette révocation doit être fondée sur un motif légitime ». De ce fait, si la révocation n’est pas motivée par un motif légitime et valable, le tribunal de grande instance peut sommer le syndicat des copropriétaires de verser des dommages-intérêts au syndic ainsi que ses honoraires jusqu’à la fin de son mandat. D’un autre côté, en cas de défaillances avérées du syndic dans sa gestion, le syndicat des copropriétaires peut demander des indemnités au titre des préjudices subis par mise en demeure.

En vertu de l’article 8 du décret du 17 mars 1967, c’est le président du conseil syndical qui met en demeure le syndic actuel de convoquer une assemblée générale au motif de sa révocation. La demande se fait par lettre recommandée avec accusé de réception. Si dans 8 jours après réception de la lettre, le syndic actuel ne convoque pas l’AG, le président du syndicat peut le faire lui-même. De même, des copropriétaires représentant 25 % des tantièmes ou millièmes peuvent convoquer une assemblée générale en cas d’absence de président. Le tantième correspond aux quotes-parts détenues par chaque copropriétaire dans la copropriété. L’assemblée générale doit être notifiée à l’ensemble des copropriétaires ainsi qu’au syndic en place.

Bon à savoir : on dit qu’il y a carence de syndic quand celui-ci ne fait pas son travail. Le plus souvent, il ne convoque pas l’assemblée générale annuelle ou ne réalise pas les travaux votés en assemblée générale.

La démission

Tout comme la révocation, la démission du syndic doit également être motivée par une raison légitime : maladie, départ à la retraite, impossibilité d’exercer la fonction de syndic, etc.

La loi impose au syndic démissionnaire de respecter un préavis de 3 mois en précisant ses motifs. Toutefois, si la loi n’impose pas au syndic de convoquer une assemblée générale, le conseil syndical peut exiger son organisation. Si le syndic refuse, le conseil peut référer au tribunal de grande instance pour désigner un administrateur chargé de convoquer l’assemblée.

Le vote

Le candidat qui a obtenu la majorité absolue des voix est élu. Toutefois, si deux syndics ont obtenu la majorité absolue ou majorité 25 de la loi du 10 juillet 1965 (chaque copropriétaire a le droit de voter pour plusieurs syndics), celui qui a obtenu plus de tantièmes est élu.

Par contre, si aucun des syndics mis en concurrence n’a obtenu la majorité absolue, si un ou plusieurs candidats ont recueilli au moins un quart de voix, un second vote peut avoir lieu, juste après le premier. Si ce n’est pas le cas, une nouvelle assemblée générale (au plus tard dans les 3 mois qui suivent la première AG) doit avoir lieu pour élire le syndic. Dans tous les cas, le syndic est élu à la majorité simple des voix (majorité 24 de la loi du 10 juillet 1965). Si plusieurs candidats recueillent la majorité simple des voix, c’est le syndic qui a obtenu le plus de tantièmes qui est élu.

Que se passe-t-il si les copropriétaires ne sont pas d’accord ?

Faute d’accord entre les copropriétaires, la copropriété reste sans syndic, ce que l’on appelle absence de syndic. Dans ce cas, selon la loi Macron de 2015, un copropriétaire ou un tiers peut référer au président de grande instance pour désigner une personne qualifiée en qualité de « syndic judiciaire » ou « administrateur provisoire » dont la mission est de gérer la copropriété pour une durée déterminée et de convoquer une nouvelle assemblée générale aux fins de nommer un syndic.

Après le changement de syndic

Si le contrat de l’ancien syndic n’est pas renouvelé, celui-ci doit remettre au syndic nouvellement élu, et ce dans un délai d’un mois à partir de l’assemblée générale les documents relatifs à la vie de la copropriété, autrement dit : les fonds disponibles, les contrats et les factures en cours, la liste des propriétaires, les archives, le compte bancaire et le règlement de copropriété. Par ailleurs, les documents comptables et financiers de la copropriété doivent être transmis au nouveau syndic dans un délai de 2 mois : les fonds disponibles, l’apurement des comptes de la copropriété ainsi que l’état des comptes de chaque copropriétaire et du syndicat de copropriété après apurement. Cette passation est régie par l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

En cas de refus ou de dossier manquant, le syndic nouvellement élu ou le président du conseil syndical peut contraindre l’ancien syndic à les remettre par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. En l’absence de réponse, une procédure en référé peut être engagée afin d’ordonner la remise de tous les documents sous astreinte.

Rappel sur les missions du syndic

Pour rappel, les missions du syndic sont de trois ordres :

  • La gestion administrative de la copropriété
  • La gestion comptable et financière
  • La gestion technique

Plus généralement, les missions du syndic de copropriété consistent à :

  • Convoquer une fois par an une assemblée générale afin de présenter les comptes de la copropriété.
  • Mettre en œuvre les décisions votées en assemblée générale.
  • Faire jouer les contrats lors des travaux et assurer le suivi ainsi que la réception e ces derniers.
  • Souscrire un contrat d’assurance au nom de la copropriété.
  • Gérer les parties communes de l’immeuble
  • Gérer le personnel salarié de la copropriété : femme de ménage, gardien, jardinier, etc.
  • Tenir à jour la liste des copropriétaires ainsi que le carnet d’entretien de l’immeuble.
  • Tenir à jour la comptabilité de la copropriété et le compte de chaque copropriétaire.
  • Etc.

Toute défaillance du syndic à l’une de ses missions peut motiver sa révocation.