Syndic de copropriété

Avec la croissance des immeubles collectifs au XIXe siècle, trouver la solution pour entretenir les parties et équipements communs s’imposait de plus en plus. La notion de copropriété des immeubles divisés en appartements est alors introduite pour la première fois en 1938 par un texte. La loi 65-557 du 10 juillet 1965 la définit comme étant « tout immeuble bâti ou groupe d’immeubles bâtis dont la propriété est répartie, entre plusieurs personnes, par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part de parties communes. » Dès lors, les copropriétaires sont regroupés dans un syndicat régi par un ensemble de règlements qui définit le fonctionnement de l’immeuble et précise les droits et les obligations des copropriétaires. Ce syndicat de copropriété est représenté par le syndic de copropriété.

Définition

Le syndic de copropriété est le représentant du syndicat de copropriété élu à la majorité absolue des voix lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Il peut être professionnel ou bénévole. En sa qualité de mandataire, il agit en lieu et place du syndicat des copropriétaires dans tous les actes de la vie civile et juridique de la copropriété. Il est assisté et contrôle par le conseil syndical — des propriétaires mandatés par les autres propriétaires à agir en leurs noms — également élu en assemblée générale du syndicat des copropriétaires.

Le mandat donné au syndic de copropriété se matérialise sous la forme d’un contrat établi sur un modèle type accessible sur le site de Legifrance. Dans les détails, celui-ci doit mentionner :

  • La durée du mandat
  • La date de prise d’effet et d’échéance
  • Les conditions de rémunération du syndic de copropriété
  • Les conditions d’exécution de sa mission

L’activité du syndic de copropriété est réglementée par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 sur l’exercice des professions immobilières et par la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété.

Bon à savoir :

Conformément aux articles 17 et 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tous les 3 ans quand le contrat du syndic de copropriété prend fin, le conseil syndical doit mettre en concurrence différents contrats de syndic et les soumettre à l’assemblée générale laquelle désignera le nouveau syndic.

Est-ce obligatoire ?

Selon l’article 17 de la loi de 1965, un syndic de copropriété est quasiment obligatoire, quelle que soit la taille de la copropriété : expressément obligatoire pour les syndicats coopératifs et implicitement obligatoire pour les autres.

De fait, la taille de la copropriété ni même le nombre de lots ne jouent aucun rôle dans l’obligation ou non de désigner un syndic de copropriété. Ainsi, contrairement à ce que tout le monde pense, les petites copropriétés n’en sont pas dispensées. Dès lors qu’un immeuble est géré sous le régime de la copropriété, la nomination d’un syndic s’impose (loi du 10 juillet 1965).

Toutefois, la loi permet de ne pas se conformer à cette obligation si :

  • Tous les appartements de l’immeuble appartiennent à une seule personne. Néanmoins, cette dispense est annulée dès lors qu’elle vend un ou des appartements à d’autres personnes.
  • La nature de l’immeuble le justifie (très petites résidences à gestion restreinte avec moins de 3 lots) et à condition que tous les copropriétaires soient d’accord quant au fait de ne pas nommer un syndic de copropriété.

Quelles sont ses missions ?

Le syndic de copropriété est un organisateur et un médiateur. À ce titre, il joue le rôle de conciliateur en cas de litiges. Par ailleurs, il veille à ce que l’ensemble des copropriétaires et des occupants de l’immeuble appliquent le règlement de la copropriété. En outre, il met en œuvre toutes les décisions votées lors des assemblées générales des copropriétaires.

Plus généralement, les missions du syndic de copropriété sont d’ordre administratif, technique et financier (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

La gestion administrative

Elle comprend plusieurs tâches :

  • Immatriculer la copropriété sur le registre des copropriétés (article 52 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 ou loi « ALUR ») et réaliser une fiche synthétique.
  • Tenir à jour les données administratives de la copropriété : carnet d’entretien, archives, etc.
  • Tenir à jour les données administratives de chaque copropriétaire : état, adresse, lot de copropriété détenu.
  • Convoquer les assemblées générales et assurer l’élaboration et l’envoi des convocations à l’ensemble des copropriétaires, la préparation de l’ordre du jour, le secrétariat pendant la séance et la rédaction du PV.
  • Administrer l’immeuble : entretien courant, travaux de rénovation et de réparation.
  • Gérer le personnel salarié de la copropriété (employé d’immeuble, concierge, portier, gardien) : embauche, licenciement, conditions de travail, édition du contrat de travail et des bulletins de paie, gestion des congés et des arrêts maladie.
  • Veiller au fonctionnement des équipements en commun : ascenseur, chauffage, etc.
  • Représenter le syndicat de copropriété dans tous les actes de la vie civile et en justice

La gestion technique

  • Veiller à la conservation et à l’entretien des parties communes de la copropriété. Dans cette optique, il effectue des visites régulières de l’immeuble, établit un programme de travaux d’entretien, assure le suivi et la réception desdits travaux, souscrit des assurances, négocie et signe des contrats d’entretien.
  • Assurer la gestion administrative et technique des sinistres qui affectent les parties communes, de la déclaration jusqu’à l’indemnisation et la remise en état.

Remarque : en cas d’urgence, le syndic de copropriété peut de sa propre initiative faire exécuter tous les travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Toutefois, il doit convoquer instamment une assemblée générale pour faire ratifier les décisions qu’il a prises. Après consultation du conseil syndical, il peut demander le versement d’une provision spéciale représentant au plus le tiers du devis des travaux nécessaires.

La gestion financière et comptable

Les missions du syndic de copropriété dans ce sens sont :

  • Établir les comptes de la copropriété et les annexes : budget prévisionnel.
  • Tenir le compte bancaire ou postal séparé du syndicat des copropriétaires et la position comptable de chacun des copropriétaires.
  • Régler les fournisseurs ;
  • Percevoir les avances sur trésorerie et les provisions sur travaux.
  • Rendre compte de sa gestion devant l’assemblée générale.

Bons à savoir :

  • La responsabilité du syndic est engagée vis-à-vis des copropriétaires s’il ne remplit pas correctement ses missions ou s’il ne respecte pas les règles de fonctionnement de la copropriété. De ce fait, si ses actes ou ses négligences ont causé un préjudice financier ou contribué à la dégradation de l’immeuble, il peut être condamné à verser des dommages-intérêts à la copropriété. Toutefois, sa responsabilité ne peut pas être engagée si l’assemblée générale a approuvé ses actes en accordant le quitus (approbation de gestion).
  • Sa responsabilité est également engagée vis-à-vis d’un copropriétaire si celui-ci subit un trouble de jouissance de ses parties privatives à cause d’une inexécution de travaux par le syndic.

Quelles sont ses obligations ?

La loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 dite ALUR (loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) impose le syndic de copropriété d’informer les copropriétaires de tous les aspects qui concernent la copropriété. À ce titre, il est tenu de :

  • Mettre à la disposition des copropriétaires le carnet d’entretien. En vertu du décret du 30 mai 2001, le carnet d’entretien contient entre autres pour chaque bâtiment les références des contrats d’assurance en cours et leurs dates d’échéance, la référence des contrats d’assurance dommage-ouvrage en cours, les références des différents contrats d’entretien en cours et leur date d’échéance, et l’échéancier du programme pluriannuel des travaux décidé par l’assemblée générale, le cas échéant. Il doit également mentionner l’année de réalisation des travaux importants comme la rénovation des toitures, le ravalement des façades, le remplacement de l’ascenseur, de la chaudière, des canalisations… et l’identité des entreprises ayant réalisé ces travaux.
  • Afficher dans les parties communes le compte rendu des décisions prises en assemblée générale relatives aux travaux et à l’entretien de l’immeuble.
  • Mettre à la disposition de tous les copropriétaires une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire avant la tenue des assemblées générales
  • Présenter et soumettre au vote de l’assemblée générale le budget prévisionnel du syndicat
  • Mettre à jour le registre de copropriété au plus tard deux mois après l’assemblée générale d’approbation des comptes de la copropriété.
  • Ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété dans un souci de transparence de la gestion financière. Seules les petites copropriétés de moins de 16 lots principaux peuvent dispenser le syndic d’ouvrir un compte séparé.

Qui peut être syndic ?

Selon l’article 28, alinéa 1 du décret du 17 mars 1967, les fonctions de syndic peuvent être assumées par toute personne physique ou morale. De ce fait, il peut être un professionnel ou un copropriétaire de l’immeuble (syndic bénévole ou non professionnel). Dans tous les cas, il doit être nommé à la majorité absolue des voix lors de l’assemblée générale du syndicat des copropriétaires, comme on l’a mentionné plus haut.

Le syndic professionnel

En principe, le syndic professionnel est une société d’administrateurs de biens agissant sous la forme d’un cabinet de syndic. Mais, il peut également agir en son propre nom (agent immobilier syndic agréé par l’Institut Professionnel des agents Immobiliers [IPI], comptable-fiscaliste. Géomètre expert, architecte ou avocat.

Pour devenir syndic de copropriété, le professionnel doit répondre à plusieurs conditions et remplir certaines obligations légales.

  • Avoir la carte professionnelle : longtemps délivrée par la préfecture, cette carte s’obtient depuis 2015 auprès du Président de la Chambre de commerce et d’industrie de la région d’exercice sous certaines conditions [entre autres, être à jour dans ses cotisations]. Elle est délivrée pour une durée de 10 ans renouvelable et atteste de la capacité du professionnel à exercer le métier. D’ailleurs, cette carte doit contenir la mention « syndic de copropriété ». En cas de manquements professionnels graves, elle peut être retirée.
  • Avoir un casier judiciaire vierge
  • Présenter des garanties financières suffisantes d’une valeur minimale de 117 000 euros afin d’assurer le remboursement des fonds qu’il a reçus des copropriétaires en cas de faillite ou de détournement de fonds. En tout cas, la garantie ne doit pas être inférieure au montant maximum des sommes détenues.
  • Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle qui couvre les conséquences financières d’un éventuel manquement professionnel. Pour rappel, le syndic de copropriété est civilement responsable — vis-à-vis du syndicat des copropriétaires — de ses fautes intentionnelles ou de négligence et d’imprudence.

Compte tenu des obligations et responsabilités du syndic de copropriété professionnel, son activité est réglementée par la loi Hoguet du 2 janvier 1970.

À noter que tous les documents officiels du syndic professionnel doivent faire apparaître le numéro de la carte avec le nom de l’organisme financier qui le garantit [article 9-d de la loi du 20 juillet 1972].

Par ailleurs, il doit avoir des compétences administratives, juridiques et techniques. Effectivement, toutes les missions qui incombent au syndic de copropriété lui imposent d’avoir certaines compétences.

  • Administratives parce que le syndic doit veiller à la bonne application du droit social dans la gestion quotidienne de l’immeuble et du personnel.
  • Juridiques parce qu’il est tenu au respect de la loi du 10 juillet 1965. Par ailleurs, il est amené à conseiller le syndicat de copropriétaires en cas de procédures juridiques.
  • Et enfin techniques parce qu’il doit s’assurer de la bonne exécution des travaux de réparation et de rénovation des parties et équipements communs de l’immeuble.

Le syndic bénévole ou non professionnel

Selon l’article 17-2 de la loi du 10 juillet 1965, « tout syndic non professionnel doit être copropriétaire d’un ou plusieurs lots ou fractions de lots dans la copropriété qu’il est amené à gérer ».

Le syndic peut être un copropriétaire bénévole. Contrairement au syndic professionnel, le syndic bénévole ou non professionnel n’est pas tenu de posséder une carte professionnelle [comme son nom l’indique, elle est réservée aux professionnelles]. De même, il n’est pas obligé de présenter une garantie financière ou une assurance responsabilité civile. Toutefois, il est conseillé de souscrire cette assurance, car sa responsabilité peut être engagée en cas de fautes graves, au même titre que celle d’un professionnel.

Pour devenir syndic non professionnel ou bénévole, certaines conditions doivent être remplies, outre celle mentionnée par l’article 17-2 de la loi du 10 juillet 1965 :

  • Avoir une bonne connaissance de la copropriété et des besoins des copropriétaires
  • Avoir des compétences administratives, juridiques et techniques afin d’assurer la gestion de l’immeuble
  • Disposer de temps pour se consacrer aux missions, même s’il est assisté par le conseil syndical
  • Agir dans l’intérêt général

Le syndic de copropriété non professionnel est adapté dans les copropriétés de petite taille dont le nombre de lots est peu important.

Cas du syndic coopératif

Le syndic peut effectivement se présenter sous la forme d’un syndic coopératif, c’est-à-dire choisi parmi les membres du conseil syndical. On parle alors d’autogestion. Il exerce ainsi de plein droit la fonction de président du conseil syndical. Contrairement aux syndics professionnel et non professionnel, il est élu par le conseil syndical à la double majorité absolue des voix.

Le syndic coopératif exerce ses missions dans les mêmes conditions que le syndic bénévole. Les comptes qu’il établit sont vérifiés par des intervenants extérieurs qualifiés non membres du conseil syndical, ou par des copropriétaires désignés par l’assemblée et qui ne font pas partie du conseil.

Ce type de syndic n’est autorisé que dans les copropriétés de moins de 10 lots et dont le budget prévisionnel est inférieur à 15 000 €.

Comment gérer une copropriété sans syndic ?

Certes, désigner un syndic de copropriété est une obligation légale pour toute copropriété, sans condition de taille ni de nombre de lots, toutefois, il arrive que le syndic fasse défaut, et ce pour plusieurs raisons :

  • Absence d’accord lors du vote en assemblée générale
  • Faillite du syndic professionnel
  • Démission, révocation du syndic ou non-renouvellement du contrat à la fin de son mandat

Dans ces cas de figure, et conformément à la loi Macron de 2015, tout intéressé ou copropriétaire peut convoquer une assemblée générale aux fins de nommer un nouveau syndic. À défaut de majorité, un ou plusieurs copropriétaires, le maire de la commune ou le président de l’établissement public de coopération intercommunale) peuvent saisir le juge du tribunal de grande instance via une requête présentée par un avocat pour désigner un syndic. Il choisit alors un administrateur provisoire pour administrer la copropriété et convoquer une nouvelle assemblée générale aux fins de nommer un nouveau syndic (article 88, n° 2015-990 du 6 août 2015). Si les copropriétaires ne sont toujours pas parvenus à un accord, un syndic judiciaire est désigné.

Avantages et inconvénients d’un syndic ?

Qu’il soit professionnel ou bénévole, le syndic de copropriété présente des avantages et des inconvénients.

Syndic professionnel : les avantages

Le syndic professionnel est couvert par l’assurance responsabilité civile. De ce fait, en cas de faute de gestion entraînant des pertes financières, les copropriétaires peuvent être indemnisés. De même, grâce à la garantie financière, les copropriétaires peuvent être remboursés en cas de faillite du syndic.

Les missions du syndic professionnel sont fortement encadrées par loi. À ce titre, il doit se conformer aux réglementations en vigueur dans l’exercice de ses fonctions. Par ailleurs, il possède les compétences nécessaires pour répondre au jour le jour les demandes des copropriétaires, gérer les travaux de rénovation et de réparation, et gérer les relations avec le personnel salarié de la copropriété.

Les inconvénients d’un syndic professionnel

Le principal avantage d’un syndic professionnel est son coût qui peut être très élevé. Pour preuve, d’après une étude Syneval publiée en 2018 portant sur 113 cabinets de syndics, les honoraires avaient augmenté de 10 % entre 2017 et 2018 à Paris. Les petites copropriétés sont les plus touchées par cette hausse.

En outre, avec un syndic de copropriété professionnel, il n’y a pas de proximité avec les copropriétaires et la copropriété. C’est notamment le cas des syndics en ligne où la gestion de la copropriété se fait à distance. De fait, le syndic joue uniquement un rôle de secrétariat pour la copropriété, les missions nécessitant une gestion physique étant assurées par le conseil syndical : rédaction du PV d’assemblée générale, affichage du carnet d’entretien et du compte rendu d’AG dans les parties communes, suivi des travaux de réparation ou de rénovation, réception des dits travaux, etc.

Les avantages d’un syndicat non professionnel

Il va sans dire que le principal avantage à choisir ce type de syndic est son faible coût. En effet, qu’il s’agisse d’un syndic bénévole ou d’un syndic coopératif, en principe, il n’est pas rémunéré. Néanmoins, la copropriété est tenue de rembourser ses frais réels et justifiés liés à ses missions : frais de déplacement, téléphone, etc. En outre, certains syndics non professionnels demandent à être rémunérés pour services rendus, mais en tout cas le montant est inférieur aux honoraires d’un syndic professionnel.

Autre avantage de ce type de syndic est sa proximité avec la copropriété. Ainsi, il connaît parfaitement l’immeuble puisqu’il est copropriétaire et peut agir au plus vite en cas de travaux d’urgence par exemple (fuite de gaz, remontées capillaires, pannes électriques, etc.). Il est également impliqué dans ses missions et aura à cœur de défendre les intérêts de la copropriété.

Quid des inconvénients d’un syndicat non professionnel

Même si c’est recommandé, le syndicat non professionnel ne possède pas toujours des compétences administratives, juridiques et techniques nécessaires pour gérer une copropriété. Ce qui peut être préjudiciable, notamment pour les copropriétés de taille importante.

De plus, ce type de syndic présente moins de garanties puisqu’il n’est pas obligé de souscrire une assurance responsabilité civile.

Le coût

Depuis 1986, les rémunérations d’un syndic professionnel sont libres. Ainsi, c’est l’assemblée générale qui fixe le montant de ses honoraires lequel peut être révisé annuellement.

Le coût d’un syndic de copropriété comprend :

Les frais de gestion courante de l’immeuble

Ils dépendent de certains facteurs :

  • Le nombre de lots
  • Le nombre d’équipements communs
  • Les travaux à venir
  • Les exigences et les services demandés
  • Le rapport entre les copropriétaires
  • Etc.

Ces frais varient entre 150 et 200 € par lot pour les grandes copropriétés. Pour les petites copropriétés de 2 à 10 lots, les frais de gestion courante sont forfaitaires à 2000 €.

Les frais de prestations spécifiques

Ils comprennent :

  • Le recouvrement des impayés et des contentieux
  • L’organisation de réunions supplémentaires
  • Etc.

Ces frais sont calculés sur la base d’un coût honoraire et d’un tarif convenu pour chaque prestation.