Comptabilité d’une copropriété : Les obligations

Depuis le 1er janvier 2007, suite à la loi Solidarité et Renouvellement Urbain (SRU) du 13 décembre 2000, le syndic de copropriété est dans l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement en partie double. Toutefois, les petites copropriétés de moins de 10 lots principaux et dont le budget prévisionnel est inférieur à 15 000 € (article 92 de la loi ENL) peuvent rester sur une comptabilité de trésorerie. Les comptes et les dépenses sont contrôlés par le conseil syndical (article 26 du décret de 1967, le conseil syndic), et tous les ans, le syndic soumet à l’approbation de l’assemblée générale les comptes de la copropriété.

Comptabilité d’une copropriété : les nouvelles réformes

Le syndic de copropriété est la personne chargée de tenir la comptabilité de la copropriété. Pour ce faire, il doit se conformer aux nouvelles réglementations en vigueur.

Une comptabilité d’engagement en partie double

La comptabilité d’engagement appelée également comptabilité sur les débits ou comptabilité créances et dettes est une comptabilité qui consiste à enregistrer les recettes et les dépenses dès qu’elles sont engagées (facturées ou livrées), et non quand elles sont encaissées ou décaissées. Ainsi, l’enregistrement des opérations comptables ne se fait pas sur la base des mouvements bancaires, mais au fur et à mesure qu’elles se produisent. Toutefois, les encaissements et les décaissements sont comptabilisés le jour où ils sont réalisés.

La comptabilité d’engagement permet de tenir compte des entrées et sorties de manière prévisionnelle. Plus encore, son établissement permet de :

Avoir une meilleure visibilité et lisibilité des dépenses annuelles : les charges et les produits sont rattachés à l’exercice qui les concerne.
Effectuer un audit plus simple de la comptabilité de la copropriété.
Avoir une image fidèle de la situation financière de la copropriété : transparence des dettes et des créances.

En outre, elle est soumise à la règle de la partie double, c’est-à-dire une opération enregistrée au débit d’un compte doit être automatiquement et simultanément inscrite au crédit d’un autre compte. À cet effet, le débit et le crédit du grand livre et de la balance doivent être toujours équilibrés.

Enfin, la comptabilité d’engagement engage la copropriété à établir un budget prévisionnel faisant état de toutes les dépenses (à part les dépenses exceptionnelles). Ces prévisions permettent de calculer les provisions nécessaires pour le bon fonctionnement de la copropriété.

Bon à savoir : la durée d’un exercice comptable en copropriété est de 12 mois, généralement du 1er janvier au 31 décembre.

Les documents comptables de la copropriété

La comptabilité de la copropriété comprend 3 documents comptables :

Le livre journal qui reprend les opérations journalières de manière chronologique.
Le grand livre qui reprend les opérations enregistrées, classées chronologiquement dans les comptes qui les concernent.
La balance qui présente les soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes en fin d’exercice.

Ces documents comptables doivent être tenus à jour afin d’élaborer les 5 tableaux de synthèse qui présentent les comptes de la copropriété.

Annexe 1 : l’état financier après la répartition à la clôture de l’exercice. Il présente l’état de la trésorerie ainsi que l’état des dettes et des créances.
Annexe 2 : le budget prévisionnel ainsi que le compte de gestion général. C’est-à-dire les charges et les produits de l’exercice.
Annexe 3 : le compte de pour les opérations courantes de l’exercice clos et le budget prévisionnel. Il présente sous forme analytique les mêmes éléments de la première partie de l’annexe 2.
Annexe 4 : le compte de gestion des travaux et opérations exceptionnelles votés et non clôturés.
Annexe 5 : le compte de gestion des travaux et opérations exceptionnelles non clôturés à la fin de l’exercice (c’est-à-dire hors budget prévisionnel).

Les écritures des comptes

Elles doivent mentionner les informations suivantes :

La date et le numéro de chaque facture.
Le libellé.
La date et la référence du paiement.
L’objet et la période de l’appel de fonds.

La classification des comptes

La comptabilité de la copropriété est soumise à une nomenclature particulière et obligatoire. Ainsi, toutes les opérations comptables doivent être enregistrées dans l’une de ces 5 classes du plan comptable en fonction de leur nature :

Classe 1 : les comptes des capitaux avec les provisions, les avances et les subventions et emprunts
Classe 4 : les comptes de tiers, c’est-à-dire les copropriétaires et les fournisseurs.
Classe 5 : les comptes financiers, autrement dit les comptes bancaires de la copropriété ainsi que ses comptes de placement de la trésorerie disponible.
Classe 6 : les comptes de charges qui regroupent l’ensemble des charges constatées relatives à l’achat de matières premières et fournitures, le recours à des entreprises, les frais de personnel, etc.
Classe 7 : les comptes de produits, provenant des copropriétaires (paiement des charges) et des tiers (produits de placement, indemnité d’assurance, etc.).

Le compte de gestion est dédoublé et présenté sous forme de deux tableaux :

L’état des comptes en classes et sous-classes, d’une part.
Et la comptabilité analytique avec les catégories des différentes charges de la copropriété, d’autre part.

L’approbation des comptes par l’assemblée générale

La comptabilité de la copropriété est tenue par le syndic de copropriété. Tous les ans, dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable, il doit convoquer une assemblée générale des copropriétaires au cours de laquelle il soumet les comptes (les 5 tableaux énoncés précédemment) à l’approbation des membres. À noter que ces tableaux doivent être joints à la convocation à l’assemblée générale.

Cette approbation a un double objectif :

Obtenir la ratification de la gestion financière du syndic par l’assemblée générale (quitus).
Rendre définitifs les comptes de la copropriété.

En cas d’erreur, d’omission ou de présentation inexacte, la gestion des comptes du syndic peut être remise en cause. Dans ce cas, ce dernier a l’obligation de présenter de nouveaux comptes et de les soumettre à l’approbation d’une nouvelle assemblée générale afin de permettre le vote et la clôture du budget.

Le compte de la copropriété

Depuis la mise en place de la loi ALUR de 2014, le syndic de copropriété a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété. Ceci permet au conseiller syndical d’avoir une meilleure lisibilité des comptes de la copropriété. Le syndic peut choisir à sa guise l’établissement bancaire dans lequel le compte sera ouvert, sauf opposition à la majorité simple des copropriétaires au cours de l’assemblée générale annuelle.

Pour les petites copropriétés, le syndic peut ouvrir un compte bancaire unique, mais celui-ci doit comporter des sous-comptes sur lesquels seront comptabilisés les versements et les prélèvements de chaque copropriété. Par ailleurs, comme pour les grandes copropriétés, les montants versés au titre du fonds de travaux doivent être déposés sur un compte bancaire séparé (obligatoire depuis 2017).

Bons à savoir :

Les intérêts du compte bancaire sont acquis par le syndicat de copropriété.
Il est interdit au syndic de copropriété de faire des avances de fonds pour le compte d’une copropriété, même s’il s’agit de cas urgents. En cas de non-respect de cette réglementation, le syndic est pris en faute. Par ailleurs, les sommes qu’il a versées ne peuvent être restituées (Cour de cassation, civile, chambre civile 3, 4 juillet 2019, 17-27.743, inédit).

Externaliser ou tenir soi-même la comptabilité de la copropriété

Pour faciliter la tenue de la comptabilité de la copropriété, des logiciels spécialisés peuvent être utilisés, notamment par les syndics bénévoles. Ceux-ci permettent entre autres de :

Tenir une comptabilité conforme à la réglementation française des copropriétés.
Faciliter le suivi de la situation de chaque copropriétaire.
La création et l’envoi des appels de fonds.
La ventilation des dépenses de la copropriété sur chaque copropriétaire e fonction de sa quote-part.
La génération de documents juridiques.
Le calcul des voix en assemblée générale en fonction des quotes-parts de chaque copropriétaire.

Pour les grandes copropriétés, il est possible d’externaliser la comptabilité en faisant appel à des experts-comptables spécialisés en immobilier ou en gestion de copropriété.

Comptabilité d’une copropriété : comment vérifier qu’elle est conforme à la législation ?

Le syndicat a plusieurs moyens de vérifier que la comptabilité de la copropriété respecte les nouvelles normes :

Tous les documents comptables sont présents et tenus en jour : journal, grand livre et bilan.
Les opérations comptables sont enregistrées dans l’exercice qui les concerne. Pour ce faire, il suffit de vérifier les dates des factures de chaque opération.
Les écritures comptables sont établies en partie double. Si les totaux du débit et du crédit ne sont pas équilibrés, cela veut dire qu’il y a une erreur d’écriture.
Tous les comptes sont répertoriés dans la classe qui leur est dédiée.
Tous les mouvements financiers sont classés par catégories et comportent un numéro.
Le relevé de compte envoyé par la banque et le compte « 512 » banque doivent être cohérents.
Les décisions de l’assemblée générale relatives aux appels de fonds sont appliquées
Chaque copropriétaire n’a pas plus de deux trimestres de retard dans le paiement des charges qui lui reviennent.
La répartition des fonds entre les copropriétaires est bien faite.

Pour vérifier la conformité de la comptabilité, le conseil syndical ou un copropriétaire peut venir chez le syndic et consulter les documents sur place ou demander à les faire imprimer.