Pour prendre les décisions essentielles à la vie en copropriété, les copropriétaires doivent généralement se réunir en assemblée générale. Cette réunion doit ainsi s’opérer au moins une fois par an. Bien évidemment, elle se tient généralement dans la ville où se trouve l’immeuble. Mais, concrètement, comment ça marche une assemblée générale de copropriété ? Cet article fait justement le point sur le sujet, et ce, de la convocation au vote.
Où et quand doit se tenir une assemblée générale de copropriété ?
Une assemblée générale de copropriété doit en principe avoir lieu au moins une fois par an. Cela, dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Cependant, rien n’empêche les copropriétaires de se réunir en AG autant de fois si cela s’avère nécessaire.
En général, cette réunion est à organiser dans la commune où se situe l’immeuble. Dans cette optique, elle peut se tenir au sein de la copropriété ou dans les locaux du syndic de copropriété. De même, il peut tout simplement avoir lieu dans un endroit situé dans la ville. Néanmoins, le règlement de copropriété peut parfaitement bien prévoir un autre lieu localisé dans une commune différente.
Assemblée générale des copropriétaires : qui peut y participer ?
D’une manière générale, il n’y a que les copropriétaires qui peuvent participer à l’AG de copropriété. Ils peuvent dès lors être physiquement présents à la réunion ou mandater un représentant. Toutefois, outre les copropriétaires, le syndic de copropriété doit également assister aux réunions d’AG.
Attention ! Les copropriétaires ne peuvent en aucune façon mandater :
- Le syndic de copropriété
- Les concubins, ascendants et descendants du syndic
- Les préposés ou salariés du syndic, leurs conjoints ou partenaires liés par un PACS et leurs ascendants ou descendants
Le cas échéant, certains observateurs extérieurs ont tout à fait la possibilité de prendre part à l’AG des copropriétaires. Il en est ainsi des associations de locataires affiliées à une organisation agréée. Il en va de même des personnes ayant l’accord du syndicat comme les artisans, architectes ou le futur acquéreur d’un lot de la copropriété.
Convocation à l’assemblée générale des copropriétaires
Il va sans dire que la tenue d’une assemblée générale de copropriété implique l’envoi d’une convocation à chaque copropriétaire. Il incombe alors au syndic de copropriété de convoquer les copropriétaires. Et ce, qu’il soit à l’initiative ou non de la réunion. En effet, le souhait d’organiser une AG peut émaner d’autres personnes :
- Le conseil syndical
- Un ou plusieurs copropriétaires représentant 1/4 des voix de l’ensemble des copropriétaires
Ceux-ci doivent dans cette optique formuler une demande et l’envoyer par courrier recommandé avec avis de réception au syndic. Ils doivent notamment y préciser les questions figurant à l’ordre du jour de l’AG. De fait, il appartient au syndic de rédiger l’ordre du jour. Le conseil syndical et n’importe quel copropriétaire ont en tout cas la possibilité de demander au syndic d’inscrire des questions à l’ordre du jour de la prochaine AG. Pour ce faire, ils n’ont qu’à en faire la demande et à la transmettre par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Absence de convocation à l’assemblée générale des copropriétaires
Si le syndic ne convoque aucune assemblée générale de copropriété dans le délai imparti, il doit faire l’objet d’une mise en demeure de le faire par LRAR. Dans le cas où il n’y procèderait pas dans les 8 jours qui suivent sa mise en demeure, il revient au conseil syndical de convoquer la réunion à sa place. En revanche, si le conseil syndical n’accomplit pas sa mission, tout copropriétaire peut saisir le tribunal de grande instance. Cela, afin de désigner un copropriétaire ou un mandataire de justice chargé de la convocation de l’AG.
Que doit comprendre une convocation à l’AG de copropriété ?
Une convocation à l’AG des copropriétaires doit être consignée par écrit. Bien entendu, il faut qu’elle indique certaines informations essentielles, à savoir :
- Le lieu, la date et l’heure de la réunion
- L’ordre du jour détaillé
- Les modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’assemblée générale
D’autres documents peuvent aussi être joints à la convocation. À l’instar des documents comptables et financiers, projets de contrat et annexes comptables. En fait, la nature des documents varie en fonction des questions à l’ordre du jour. Quoi qu’il en soit, le syndic a l’obligation de mettre à la disposition des copropriétaires les justificatifs de charges de copropriété classés par catégorie. D’une durée d’un jour ouvré au minimum, cette mise à disposition doit s’opérer entre la convocation de l’AG et la tenue de celle-ci.
En ce qui concerne le lieu de consultation de ces pièces justificatives, cela peut être le siège du syndic ou bien le lieu d’accueil habituel des copropriétaires. Quant aux jours et horaires de consultation, ils doivent figurer dans la convocation.
Convocation à l’AG des copropriétaires : les autres modalités à respecter
Pour éviter les mauvaises surprises qui peuvent nuire au bon déroulement de l’AG des copropriétaires et s’assurer de la conformité de celle-ci, certains points sont à ne pas négliger. D’une part, il convient d’envoyer la convocation au moins 21 jours avant la tenue de la réunion. D’ailleurs, le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long. Néanmoins, en cas d’urgence, il est tout à fait possible de raccourcir ce délai. En tout cas, pour éviter toute contestation concernant la date de remise de la convocation, il peut être intéressant de miser sur :
- Une remise en main propre de la convocation contre récépissé ou émargement
- Un envoi par LRAR
D’autre part, le syndic est tenu d’informer les copropriétaires par voie d’affichage de :
- La date de la prochaine AG de copropriété
- La possibilité offerte de demander l’inscription de question à l’ordre du jour
Dès lors, la mise en place de l’affichage doit s’opérer dans un délai raisonnable.
Déroulement de l’assemblée générale de copropriété
Du remplissage de la feuille de présence
Quand vient le jour de l’assemblée générale, les copropriétaires physiquement présents et les éventuels mandataires doivent remplir et signer une feuille de présence. Pouvant être tenue sous forme électronique, cette dernière indique les nom, domicile et nombre de voix de chaque copropriétaire. Elle se révèle particulièrement indispensable puisqu’elle permet de :
- Compter le nombre de voix lors de chaque vote
- Vérifier si les majorités requises (majorité simple, double majorité, majorité absolue et unanimité) sont réunies
Par ailleurs, le président de séance désigné parmi les copropriétaires doit certifier la feuille de présence.
Bon à savoir
Les participants à l’AG par visioconférence, audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique n’ont pas à signer la feuille de présence. En outre, si un participant est en retard ou quitte la séance avant son terme, l’heure d’arrivée ou l’heure du départ anticipé doit apparaître dans ce document.
En plus du président de séance, les copropriétaires doivent nommer à la majorité simple un ou plusieurs scrutateurs en début de séance. Le secrétariat de séance est assuré généralement par le syndic de copropriété, sauf décision contraire de l’AG.
Prise de décision lors d’une assemblée générale de copropriété
Après avoir rempli et signé la feuille de présence, les copropriétaires discutent des questions inscrites à l’ordre du jour. Ils procèdent par la suite au vote, dont les modalités dépendent de la nature de la décision à prendre. Dès lors, si la suppression du poste et l’aliénation de la loge requièrent par exemple une double majorité, la suppression des vide-ordures pour des impératifs d’hygiène nécessite une majorité absolue. Dans tous les cas, il est essentiel que le vote s’effectue par écrit ou à main levée. Cela, afin d’identifier les copropriétaires qui ont pris part au vote et de comptabiliser leurs voix.
À noter que les copropriétaires ont parfaitement bien la possibilité de discuter de questions qui ne figurent pas à l’ordre du jour. Cependant, ces sujets ne sont pas soumis au vote.
De la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires
À la fin de l’assemblée générale de copropriété, le secrétariat de séance rédige un procès-verbal. Ce dernier doit faire mention des informations suivantes :
- Les questions inscrites à l’ordre du jour et les résultats du vote y afférents
- En cas d’abstention ou d’opposition à une décision
- Noms et nombre des voix des copropriétaires concernés
- Réserves formulées par les copropriétaires (opposants à une décision) sur la régularité des décisions
- Tout incident technique qui a empêché un copropriétaire de voter à distance
- En cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire, mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou de séance de l’AG
Ce compte-rendu doit ensuite être signé par le président et le secrétaire de séance ainsi que les scrutateurs. En outre, il convient d’annexer la feuille de présence au procès-verbal d’AG de copropriété.
Bon à savoir
Il faut informer tous les occupants (copropriétaires et locataires) des décisions de l’AG qui influent sur les conditions d’occupation de l’immeuble. Pour cela, il suffit de les afficher dans les parties communes de la copropriété. Par ailleurs, les copropriétaires ont un délai de deux mois à partir de la notification par le syndic de copropriété pour contester les décisions d’AG.