Chaque année, le syndic de propriété soumet au vote de l’assemblée générale le budget prévisionnel qui réunit toutes les dépenses relatives à l’administration, le fonctionnement et la maintenance (travaux qui maintiennent l’état de l’immeuble ou préviennent la défaillance d’un élément d’équipement) des parties communes, équipements communs et services collectifs de la copropriété pour le prochain exercice comptable. Il s’agit des charges de la copropriété. Chaque poste doit être détaillé dans le budget prévisionnel, car ce dernier servira de base au syndic pour le calcul des provisions. Mais, il existe également des dépenses ou charges exceptionnelles qui ne figurent pas dans le budget prévisionnel, mais qui doivent être votées une par une lors de l’assemblée générale, en même temps que les travaux. Il s’agit par exemple de l’installation d’un ascenseur ou d’une caméra de surveillance… D’autres charges extraordinaires sont également à prévoir. Le point sur les charges de copropriété.
Les différentes charges de copropriété
Les charges de copropriété font référence aux contributions de chaque copropriétaire pour les dépenses garantissant le bon fonctionnement de la copropriété. D’après l’ARC ou association des responsables de copropriété, chaque propriétaire paie en moyenne 46,77 € par m — par an de charges.
En principe, les charges de copropriété sont de deux natures (article 10 de la loi du 10 juillet 1965) :
- Les charges courantes ou charges générales inhérentes à l’administration, la conservation et l’entretien des parties communes.
- Les charges particulières liées au fonctionnement des services collectifs ainsi que les équipements communs.
Les charges courantes ou générales
Elles figurent dans le budget prévisionnel et regroupent les charges suivantes :
- Les frais administratifs de la copropriété : primes d’assurance de l’immeuble, honoraires du syndic, salaires du gardien, frais de convocation et de tenue des assemblées générales, frais de procédures, impôts et taxes, etc.
- Les frais d’entretien courant de la copropriété afin de la maintenir en bon état : par exemple l’enlèvement des ordures ménagères, le nettoyage des parties communes, les frais d’éclairage, les rémunérations des personnes chargées du nettoyage, etc.
- Les frais de conservation : gros œuvre, ravalement de façade, réfection de la toiture, peinture, etc.
Les charges particulières
Elles sont également inscrites dans le budget prévisionnel et concernent les frais relatifs aux :
- Équipements communs : entretien des équipements collectifs (ascenseur, chaudière…) et des espaces collectifs (couloir, escalier, etc.), entretien des espaces extérieurs, installation d’une antenne TV ou du câble, etc.
- Services collectifs : système de sécurité, frais d’accès à l’immeuble (digicode, interphone), etc.
Bon à savoir : un copropriétaire qui loue son lot vide peut réclamer à son locataire une partie de ses charges de copropriété. Ces charges dites récupérables sont des charges afférentes aux équipements communs que le locataire utilise (ascenseur, chaudière, etc.) ainsi que les frais d’entretien courant et les dépenses de réparations d’équipements : entretien des espaces verts de l’immeuble, enlèvement des poubelles. Sans oublier les taxes et les redevances pour les services rendus. Par ailleurs, le copropriétaire peut également réclamer à son locataire (sous forme de charges locatives) une partie des charges liées à un garage intégré dans l’immeuble si ce dernier jouit de celui-ci dans le cadre de son contrat de location.
La liste des charges locatives récupérables est annexée au décret n° 87-713 du 26 août 1987.
Les charges hors budget prévisionnel
Outre ces charges obligatoires, il existe également d’autres charges de copropriété hors budget dont les copropriétaires doivent s’acquitter.
Les charges exceptionnelles
Ces charges ne sont pas prévues par le budget prévisionnel et doivent faire l’objet d’un vote des copropriétaires au cas par cas. Ils sont fixés par l’article 44 du décret du 17 mars 1967.
- Les travaux de conservation ou d’entretien de la copropriété.
- Les travaux sur les équipements communs, autres que les travaux de maintenance.
- Les travaux d’amélioration : transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipements existants, adjonction de nouveaux éléments d’équipements, création ou aménagement de nouveaux locaux affectés à l’usage commun, surélévation de bâtiment et affouillement du sol.
- Les études techniques telles que les consultations, les expertises, les diagnostics, etc.
- Les travaux qui ne concernent pas l’administration et la maintenance des parties communes.
- Les travaux qui ne concourent pas au fonctionnement et à la maintenance des équipements communs.
Les charges pour travaux urgents
Selon la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 dans son article 47 : « le syndic est chargé d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ». D’ailleurs, en cas d’inaction du syndic, celui-ci peut engager sa responsabilité et peut être tenu de verser des indemnités au titre des dommages qui seraient survenus.
Les travaux urgents désignent tous travaux destinés à assurer la sauvegarde de l’immeuble et au maintien de la sécurité de la copropriété et ses occupants, mais également les travaux dont la non-réalisation risque de compromettre l’habitabilité des lieux (salubrité et solidité de l’immeuble) :
- Risque d’effondrement.
- Installation électrique vétuste.
- Chaudière défectueuse.
- Canalisation percée ou bouchée.
- Collecteur d’égout défectueux.
- Mauvaise étanchéité de la toiture et de la terrasse.
Dans de tels cas, le syndic peut faire réaliser les travaux sans avoir obtenu l’accord de l’assemblée générale. Toutefois, il doit en informer les copropriétaires par lettre, par un avis déposé dans les boites aux lettres ou par voie d’affichage, et convoquer immédiatement une assemblée générale pour valider les travaux effectués (article 37 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
À titre exceptionnel, « l’assemblée générale peut affecter tout ou partie des sommes déposées sur le fonds des travaux au financement des travaux urgents » (vote aux conditions de majorité prévues par les articles 25 et 25-1). Pour rappel, depuis le 1er janvier 2017, les copropriétaires de certaines copropriétés sont redevables d’un fonds de travaux (ou fonds de prévoyance) destiné à financer les éventuelles dépenses de travaux à venir (travaux d’entretien ou gros travaux). Les sommes sont versées annuellement au syndic de copropriété et le montant dépend de la valeur du logement ou du lot de chaque copropriétaire. En outre, chaque année, 5 % du budget annuel doit être affecté au fonds des travaux. Le fonds de travaux est rattaché au lot d’un l’immeuble et non au copropriétaire. De ce fait, ce dernier ne peut pas les récupérer en cas de vente de son lot.
Si au final, l’assemblée générale juge les travaux non urgents, elle peut intenter une action en justice à l’encontre du syndic et demander le remboursement des provisions versées pour l’exécution des dits-travaux.
Outre ces charges, le syndic peut demander aux copropriétaires le paiement d’avances qui peuvent être récupérables, par exemple après la vente de leur lot.
Les avances de trésorerie ou fonds de roulement
Ce fonds sert au financement de travaux qui peuvent être prévus par le règlement de copropriété ou un vote en assemblée générale à la majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 modifiant ainsi le règlement de copropriété.
Le montant du fonds de roulement doit représenter au maximum 1/6 du montant du budget prévisionnel, soit 2 mois de budget.
Les avances correspondant à l’échéancier prévu dans le plan pluriannuel des travaux
Ces avances constituent le fonds d’épargne destiné à financer les travaux de gros entretien et de conservation des parties communes qui pourraient être décidés plus tard.
Les avances constituées par les provisions spéciales
Elles sont destinées à financer les travaux d’entretien ou de conservation des parties communes ainsi que des équipements collectifs non encore décidés, mais qui pourraient s’avérer nécessaires dans les 3 années à venir.
Les appels de fonds
L’appel de fonds est une demande adressée par le syndic de copropriété pour le paiement des sommes dues par chaque copropriétaire au titre de charges de copropriété. Les appels de fonds représentent les provisions sur charges.
Les appels des fonds des travaux prévus dans le budget prévisionnel
Les charges de copropriété courantes sont dues par chaque copropriétaire à proportion de la valeur relative de son lot inscrite dans le règlement de copropriété. Et ce, même si la dépense ne le concerne pas directement. La valeur du lot correspond au nombre de tantièmes que détient chaque copropriétaire. Leur calcul est basé sur les parties privatives ainsi qu’une partie des parties communes.
Les charges particulières sont également dues par les copropriétaires, conformément à la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi du 13 décembre 2000. Toutefois, le mode de calcul de répartition de ces charges est différent. Effectivement, les charges sont définies dans le règlement de copropriété en fonction de l’utilité (ou des possibilités d’utilité) des services et équipements communs pour chaque copropriétaire. Il ne peut être modifié que par un vote à l’unanimité des copropriétaires au cours d’une assemblée générale. À titre d’exemple, un copropriétaire qui habite au rez-de-chaussée n’est pas concerné par les travaux d’entretien de l’ascenseur sauf si ce dernier dessert les caves.
Dans la plupart des cas, les charges générales et particulières sont appelées sous forme de provisions trimestrielles. Cela veut dire que pour ces charges, le syndic de copropriété fait 4 appels de charge chaque année. Toutefois, l’assemblée générale peut prévoir un autre fractionnement : mensuel ou semestriel, notamment.
Plus généralement, tous les trimestres et avant la date d’exigibilité (en principe tous les 1ers de chaque trimestre), le syndic doit adresser à chaque copropriétaire un avis (lettre simple ou message électronique, le cas échéant) qui mentionne la date d’exigibilité, le montant de sa provision (1/4 des charges dues donc) ainsi que l’objet de la dépense. Il s’agit de l’appel de fonds.
Bons à savoir :
Les charges payées par chaque copropriétaire sont déposées par le syndic sur le compte séparé ouvert au nom de la copropriété.
Si le budget prévisionnel est supérieur au montant des charges effectivement supportées, le surplus est affecté au prochain exercice comptable. Dans le cas contraire, le syndic de copropriété procède à une régularisation des appels de fonds et les copropriétaires sont dans l’obligation de payer les sommes réclamées.
Les appels des fonds des travaux hors budget prévisionnel
Comme on l’a dit en préambule, ces charges sont votées en même temps que les travaux inscrits dans le budget prévisionnel. Ces travaux font l’objet d’appels de fonds spécifiques, car c’est le syndicat des copropriétaires qui fixe les modalités de l’appel de fonds ainsi que la date d’exigibilité des provisions au cours d’une assemblée générale.
Avant la date d’exigibilité, le syndic doit adresser à chaque copropriétaire un avis (lettre simple ou message électronique, le cas échéant) qui mentionne la date d’exigibilité, le montant de sa provision ainsi que l’objet de la dépense.
Bon à savoir : si un copropriétaire n’a pas voté (n’a pas donné son accord) pour la réalisation de travaux d’amélioration hors budget prévisionnel, il peut demander au syndic un règlement échelonné sur 10 ans de ses provisions. Il doit pour ce faire notifier le syndic dans un délai de 2 mois après le procès-verbal d’assemblée générale.
Les contestations
Un copropriétaire qui estime que sa quote-part est 1/4 supérieure par rapport à la superficie du lot ou de l’utilité du service ou qui constate que la quote-part d’un copropriétaire est 1/4 inférieure à la normale peut engager un recours devant le tribunal pour une action en révision de la répartition des charges. En dehors de ces deux cas (par exemple une charge anormalement élevée suite à un changement d’usage d’un lot ou à l’acquisition de parties communes ou privatives par la copropriété), le copropriétaire peut demander une action en nullité d’une clause du règlement de copropriété ou une action en annulation d’une décision de l’assemblée générale. La révision de répartition des charges doit alors obtenir la majorité des voix (la majorité varie en fonction de la nature du changement) au cours d’une assemblée générale.
Les délais pour engager le recours devant les tribunaux sont de :
- 5 ans après la publication du règlement de copropriété au fichier immobilier.
- Ou 2 ans après la première vente d’un lot de copropriété intervenue après la publication du règlement de copropriété au fichier immobilier.
Si le juge estime que la contestation est légitime, il établit une nouvelle répartition des charges qui s’imposera au syndicat et à l’ensemble des copropriétaires pour les montants à venir.
Que faire en cas d’impayé d’un copropriétaire ?
En tant que mandataire du syndicat des copropriétaires, le syndic agit en lieu et place pour le recouvrement des impayés pour les charges relatives à des travaux votés en assemblée générale. Pour ce faire, il envoie d’abord une lettre de rappel au copropriétaire mauvais payeur dans le cadre d’un recouvrement à l’amiable. Si aucune action du copropriétaire n’est enregistrée, le syndic lui adresse une mise en demeure, par acte d’huissier, par lettre recommandée avec accusée de réception ou par mail. Le copropriétaire mauvais payeur dispose alors de 30 jours à compter de la réception de la lettre recommandée ou le lendemain de l’envoi du mail pour régler ses impayés. S’il y a toujours défaut de paiement, le syndic peut recourir au juge ou saisir les tribunaux compétents (tribunal d’instance ou tribunal de grande instance) avec une demande d’injonction de payer si le montant des impayés est supérieur à 10 000 €. Il est également en droit de réclamer toutes les provisions prévues pour l’année en cours, car un défaut de paiement d’une seule provision rend les échéances futures exigibles immédiatement. Cette procédure permet de protéger les autres copropriétaires des actes d’un copropriétaire défaillant.
Pour les charges hors budget, le syndic de copropriété peut tout de suite envoyer une mise en demeure au copropriétaire défaillant. Si le mauvais payeur ne régularise pas sa situation dans un délai de 1 mois, le syndic peut intenter une action en justice et demander une injonction de payer sans autorisation de l’assemblée générale ni du conseil syndical.
Dans les deux cas, les frais de recouvrement (frais d’huissier, frais de justice, frais de mise en demeure, frais d’hypothèque, etc.) sont à la charge du copropriétaire.
Bon à savoir : suite à l’arrêt du 7 septembre 2017, les autres copropriétaires peuvent saisir la justice pour réclamer les impayés dès lors que ceux-ci lui causent préjudice
Les droits et les limites du syndic
En cas d’impayé, le syndic peut procéder à une saisie mobilière sur les loyers si le copropriétaire est bailleur ou sur un compte bancaire sans avoir besoin de demander l’autorisation du syndic. En revanche, il doit avoir l’accord de l’assemblée générale pour pouvoir procéder à une saisie immobilière. De même, le syndic ne peut pas imposer le versement de provisions supplémentaires pour pallier les charges de copropriété impayées, car seule l’assemblée générale est habilitée à le faire.
En outre, le syndic peut demander le paiement d’une provision à l’ensemble des copropriétaires — dans la limite de 1/3 du montant du devis estimatif (article 37 alinéa 2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967) pour le financement des travaux urgents. Pour ce faire, il doit obtenir l’accord du conseil syndical. Toutefois, pour la demande d’autres provisions, le syndic doit avoir l’accord de l’assemblée générale (article 37 alinéa 3 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).