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Syndic de copropriété en ligne

Avec l’application des lois ALUR et ÉLAN, les obligations légales des syndics de copropriété se voient alourdies. Aussi, pour se faciliter la tâche au maximum, il peut être intéressant de passer au syndic de copropriété en ligne. Appelé également syndic à distance ou microsyndic, ce type de syndic de copropriété présente en effet différents avantages non négligeables. D’ailleurs, malgré ses limites, il constitue une option à privilégier pour la gestion des petites copropriétés. D’autant que les solutions en la matière ne manquent pas : LeBonSyndic, SyndicOne, Hello-Syndic ou encore ClicSyndic…

Syndic de copropriété en ligne : comment ça marche ?

Avant toute chose, il convient de définir ce qu’est un syndic de copropriété en ligne. Concrètement, il s’agit d’une nouvelle manière de gérer une copropriété à distance. Comme son nom le laisse entendre, il s’appuie sur le numérique. Et ce, afin de faciliter les échanges au sein de la copropriété tout en limitant les déplacements.

Effectivement, comme c’est un syndic à distance, il ne se déplace pas dans la copropriété. Toutefois, en cas d’urgence, il est joignable par téléphone et par email. Il fait d’ailleurs preuve d’une grande réactivité et d’une efficacité optimale en matière de communication avec la copropriété. Dans cette optique, il met à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical un espace en ligne dédié (extranet). Ce dernier dispose ainsi des outils et des données nécessaires pour aider dans l’organisation des assemblées générales. Mais aussi pour permettre à chaque partie prenante de remplir leurs missions respectives.

Bon à savoir

La loi ALUR a rendu obligatoire la mise en place d’un extranet dans les copropriétés.

La répartition des rôles au cœur du fonctionnement d’un syndic de copropriété en ligne

Le syndic de copropriété en ligne met en avant la répartition des rôles. Dès lors, il ne se charge que des aspects légaux et techniques. À l’instar de l’assurance de l’immeuble, la comptabilité ou encore la collecte des charges de copropriété. Par contre, les copropriétaires et le conseil syndical servent de relais dans la copropriété pour la gestion de l’immeuble. Ainsi, ils sont responsables des tâches opérationnelles, dont la gestion incombe normalement à un syndic professionnel. Ils s’occupent notamment de l’organisation des assemblées générales qui se tiennent le plus souvent chez l’un des copropriétaires.

Mais encore, le conseil syndical prend en charge les travaux dans la copropriété :

  • Rechercher les prestataires qui vont réaliser les travaux
  • Demander des devis et comparer les offres
  • Assurer le suivi du chantier
  • Réceptionner les travaux

En outre, il revient au conseil syndical de gérer les parties communes de la copropriété. Dans ce cas, il peut parfaitement bien compter sur le soutien et l’expertise d’un gestionnaire. Celui-ci lui sert alors de guide dans les démarches administratives à accomplir. En cas de réalisation de travaux, il se doit aussi de proposer une liste de prestataires.

À qui s’adressent les syndics en ligne ?

Le syndic en ligne est une solution dématérialisée particulièrement adaptée pour certaines copropriétés. Comme mentionné plus haut, c’est l’option idéale pour gérer les petites copropriétés. Mais, ce type de syndic peut aussi être la réponse à certains besoins.

La solution à privilégier pour la gestion des petites copropriétés

D’une manière générale, les petites copropriétés ne présentent que quelques lots et n’emploient pas de salariés. Peu rentables, elles ont rarement la cote auprès des syndics professionnels. Heureusement, elles peuvent tout à fait trouver dans le syndic à distance une solution pratique et simple pour leur gestion.

Le syndic en ligne au service des copropriétaires impliqués et en bons termes

À l’heure actuelle, de nombreux conseils syndicaux sont prêts à prendre les rênes de la gestion de leur copropriété. Néanmoins, cette implication ne signifie pas pour autant qu’ils souhaitent endosser la responsabilité juridique qui va de pair avec la fonction de syndic bénévole. De même, ils ne veulent pas nécessairement s’occuper de la comptabilité aux règles complexes et contraignantes ni de la convocation des assemblées générales sans assistance. Le microsyndic s’impose ainsi comme la solution qui répond le mieux à leurs exigences et leurs attentes.

Il va sans dire qu’une bonne entente entre les copropriétaires est une condition sine qua non pour le bon fonctionnement d’une gestion via un syndic en ligne. Dès lors, en plus d’être impliqués, les copropriétaires doivent aussi être en bons termes pour garantir l’efficacité de cette solution dématérialisée.

Un précieux soutien au syndic bénévole

Effectivement, rien n’empêche les syndics bénévoles en exercice qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement par un professionnel de passer au syndic à distance. D’ailleurs, les services proposés par cette solution en ligne sont totalement compatibles avec la fonction de syndic bénévole. Celui-ci peut entre autres disposer d’un panel d’outils fonctionnels pour une gestion plus simplifiée de la copropriété autogérée :

  • Accès à des informations exhaustives sur la gestion de la copropriété
  • Espace dédié à disposition pour le stockage et la consultation des documents de la copropriété
  • Accompagnement par des référents en cas de problèmes spécifiques

Bref, le syndic de copropriété en ligne est un bon compromis entre le syndic bénévole et le syndic professionnel.

Est-ce intéressant de passer au syndic de copropriété en ligne ?

Si les syndics en ligne ont actuellement le vent en poupe auprès des copropriétés, c’est certainement en raison de ses avantages.

Syndic en ligne : la promesse d’une gestion transparente et simplifiée de la copropriété

Puisqu’un syndic de copropriété en ligne est une solution de gestion dématérialisée, il propose une plateforme web accessible à tout moment. Fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, cette plateforme est bien évidemment accessible depuis n’importe quel poste informatique. Cette plateforme extranet sécurisée intègre en plus de nombreux outils qui ne manqueront pas de faciliter le quotidien du gestionnaire de copropriété :

  • Comptabilité
  • Gestion des interventions
  • Gestion électronique de documents
  • Etc.

Dans un souci de transparence, le microsyndic donne aux copropriétaires de consulter à n’importe quel moment les documents qui se rapportent de près ou de loin à la gestion de la copropriété. Il en est ainsi des pièces comptables (devis, factures, appels de charges de comptes ou appels de fonds…), documents administratifs et juridiques (règlement de copropriété, convocations et procès-verbaux d’assemblées générales, contrats des prestataires, contrats conclus avec les salariés de l’immeuble…). Il faut en tout cas savoir que les documents disponibles en ligne font régulièrement l’objet d’une mise à jour. Et ce, afin d’ajouter les informations exhaustives concernant la gestion globale de la copropriété.

Par ailleurs, la plateforme proposée par le syndic à distance se veut intuitive et fonctionnelle. Cela, dans le but de faciliter son utilisation par les copropriétaires. Pour une navigation optimale, quel que soit le matériel utilisé, le microsyndic offre une interface adaptée aussi bien aux ordinateurs qu’aux smartphones.

Un coût abordable

L’autre principal avantage des syndics en ligne réside dans leur tarif. En effet, ils pratiquent des tarifs extrêmement attractifs. En fait, leur coût est en général jusqu’à 4 fois moins cher que celui d’un cabinet traditionnel. Cette abordabilité des frais de gestion s’explique notamment par :

  • L’absence de déplacements physiques dans les copropriétés
  • Des services dématérialisés
  • L’absence du syndic aux conseils syndicaux et aux assemblées générales
  • L’implication des conseillers syndicaux et des copropriétaires

Les limites de cette option

Le syndic de copropriété en ligne n’est pas exempt d’inconvénients. La première limite de cette option de gestion réside alors dans l’absence de déplacements. De plus, comme tout s’opère en ligne, il n’y a aucun contact humain. En outre, puisque c’est au conseil syndical et aux copropriétaires d’accomplir les tâches, des problèmes opérationnels peuvent rapidement apparaître. Il convient de garder en tête que faire appel à ce type de syndic implique un investissement personnel des conseillers syndicaux et copropriétaires. De même, cela demande d’avoir beaucoup de temps à consacrer à ses missions. Par ailleurs, comme dit auparavant, ce mode de gestion nécessite une bonne entente entre les copropriétaires. De fait, en cas de conflit, c’est au syndicat de jouer le rôle de médiateur.

Les solutions de syndic en ligne qui ont la cote auprès des copropriétés

Vous voulez changer de syndic de copropriété et passer à un syndic en ligne, mais vous ne savez pas quel cabinet choisir ? Voici donc une liste non exhaustive de syndics à distance vers lesquels vous pouvez vous tourner pour la gestion de votre copropriété.

LeBonSyndic

Un syndic en ligne « Moins cher, plus réactif, plus proche », voilà ce que promet LeBonSyndic ! Au service des petites copropriétés, il vous garantit un prix unique et compétitif pour un service de qualité. Il vous propose effectivement :

  • Une grande disponibilité des conseillers par téléphone
  • Un audit annuel complet de l’état de l’immeuble par un bureau d’études spécialisé
  • Un accès libre et permanent aux données
  • Jusqu’à 2 fois moins cher (par rapport à un syndic classique)

SyndicOne

SyndicOne est le premier syndic professionnel collaboratif en ligne. Adapté aux petites comme aux grandes copropriétés, il promet :

  • Plus de 50 % d’économies
  • Une équipe professionnelle dédiée
  • Une gestion innovante, simple et transparente

Hello-Syndic

Réactif, clair et moins cher, Hello-Syndic est un syndic de copropriété « tout compris » qui s’engage à :

  • Répondre à vos demandes urgentes en une heure au maximum
  • Vous mettre en relation avec les meilleurs artisans
  • Vous fournir un service hors pair, de 20 à 30 % moins cher
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Comment changer de syndic ?

La loi n° 65-557 est formelle. Toute copropriété doit nommer un syndic pour administrer l’immeuble et représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes civils et juridiques. Celui-ci peut être professionnel ou non professionnel — très courant dans les petites copropriétés. Dans tous les cas, le syndic est élu pour un mandat de 3 ans maximum. À la fin de ce mandat ou en cours de contrat, le syndicat des copropriétaires doit désigner un nouveau syndic, sous peine de poursuite judiciaire. Comment changer de syndic ? Quelle est la procédure à suivre ? Les réponses dans cet article.

Changer de syndic à la fin du mandat

Le cas le plus courant de changement de syndic est la fin du contrat de celui-ci. Ainsi, comme une copropriété ne peut pas rester sans syndic, le syndicat des copropriétaires doit en nommer un lors d’une assemblée générale.

Selon la loi ALUR du 24 mars 2014, loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové, le conseil syndical doit mettre en concurrence son syndic au plus tard tous les 3 ans (sauf si le marché local ne le permet pas ou si l’assemblée générale a voté à la majorité absolue des voix une dispense de mise en concurrence lors de l’assemblée générale qui a précédé celle qui clôture la fin du mandat du syndic actuel). Toutefois, un copropriétaire peut également présenter un contrat de syndic s’il le souhaite, mais il doit l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine AG afin qu’il soit valable (l’envoi du contrat se fait par lettre recommandée avec accusé de réception). Cette mise en concurrence permet aux copropriétaires de comparer les prestations et les offres de chaque syndic.

Avant la date de l’expiration du contrat du syndic (au moins 3 mois à l’avance), le syndicat de copropriété doit demander au syndic en place — par courrier recommandé avec accusé de réception — de faire figurer dans l’ordre du jour de l’assemblée générale le renouvellement du syndic actuel et la nomination d’un nouveau syndic. En outre, les différents contrats de syndic doivent également être joints à la convocation et communiqués à l’ensemble des copropriétaires dans les délais légaux.

Renouvellement du contrat du syndic

Pour que le renouvellement du contrat du syndic puisse être effectif, il doit recevoir la majorité absolue des voix des copropriétaires (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Dans ce cas, il reprend instamment ses fonctions et signe le compte-rendu d’assemblée générale.

Non-renouvellement du contrat de syndic

Deux cas peuvent en être à l’origine : soit parce que le syndic en place n’a pas obtenu la majorité des voix, soit parce que l’assemblée générale refuse le renouvellement de son contrat en votant contre la résolution de renouvellement de contrat qu’il a présenté ou en refusant de signer le quitus ou le compte financier.

Changement de syndic en cours de contrat

Le changement de syndic en cours de mandat peut découler de deux raisons : le syndic actuel est révoqué ou il a démissionné.

La révocation

Effectivement, la copropriété peut souhaiter le changement de syndic avant la fin du contrat légal parce qu’il a failli à ses missions ou parce qu’il a commis des négligences ayant entraîné des torts à la copropriété (carence du syndic). Dans tous les cas, sa révocation doit être motivée par une raison valable. D’ailleurs, selon toujours la loi du 10 juillet 1965 : « Le contrat de syndic peut être révoqué par l’assemblée générale des copropriétaires statuant à la majorité des voix de tous les copropriétaires » (…) « Cette révocation doit être fondée sur un motif légitime ». De ce fait, si la révocation n’est pas motivée par un motif légitime et valable, le tribunal de grande instance peut sommer le syndicat des copropriétaires de verser des dommages-intérêts au syndic ainsi que ses honoraires jusqu’à la fin de son mandat. D’un autre côté, en cas de défaillances avérées du syndic dans sa gestion, le syndicat des copropriétaires peut demander des indemnités au titre des préjudices subis par mise en demeure.

En vertu de l’article 8 du décret du 17 mars 1967, c’est le président du conseil syndical qui met en demeure le syndic actuel de convoquer une assemblée générale au motif de sa révocation. La demande se fait par lettre recommandée avec accusé de réception. Si dans 8 jours après réception de la lettre, le syndic actuel ne convoque pas l’AG, le président du syndicat peut le faire lui-même. De même, des copropriétaires représentant 25 % des tantièmes ou millièmes peuvent convoquer une assemblée générale en cas d’absence de président. Le tantième correspond aux quotes-parts détenues par chaque copropriétaire dans la copropriété. L’assemblée générale doit être notifiée à l’ensemble des copropriétaires ainsi qu’au syndic en place.

Bon à savoir : on dit qu’il y a carence de syndic quand celui-ci ne fait pas son travail. Le plus souvent, il ne convoque pas l’assemblée générale annuelle ou ne réalise pas les travaux votés en assemblée générale.

La démission

Tout comme la révocation, la démission du syndic doit également être motivée par une raison légitime : maladie, départ à la retraite, impossibilité d’exercer la fonction de syndic, etc.

La loi impose au syndic démissionnaire de respecter un préavis de 3 mois en précisant ses motifs. Toutefois, si la loi n’impose pas au syndic de convoquer une assemblée générale, le conseil syndical peut exiger son organisation. Si le syndic refuse, le conseil peut référer au tribunal de grande instance pour désigner un administrateur chargé de convoquer l’assemblée.

Le vote

Le candidat qui a obtenu la majorité absolue des voix est élu. Toutefois, si deux syndics ont obtenu la majorité absolue ou majorité 25 de la loi du 10 juillet 1965 (chaque copropriétaire a le droit de voter pour plusieurs syndics), celui qui a obtenu plus de tantièmes est élu.

Par contre, si aucun des syndics mis en concurrence n’a obtenu la majorité absolue, si un ou plusieurs candidats ont recueilli au moins un quart de voix, un second vote peut avoir lieu, juste après le premier. Si ce n’est pas le cas, une nouvelle assemblée générale (au plus tard dans les 3 mois qui suivent la première AG) doit avoir lieu pour élire le syndic. Dans tous les cas, le syndic est élu à la majorité simple des voix (majorité 24 de la loi du 10 juillet 1965). Si plusieurs candidats recueillent la majorité simple des voix, c’est le syndic qui a obtenu le plus de tantièmes qui est élu.

Que se passe-t-il si les copropriétaires ne sont pas d’accord ?

Faute d’accord entre les copropriétaires, la copropriété reste sans syndic, ce que l’on appelle absence de syndic. Dans ce cas, selon la loi Macron de 2015, un copropriétaire ou un tiers peut référer au président de grande instance pour désigner une personne qualifiée en qualité de « syndic judiciaire » ou « administrateur provisoire » dont la mission est de gérer la copropriété pour une durée déterminée et de convoquer une nouvelle assemblée générale aux fins de nommer un syndic.

Après le changement de syndic

Si le contrat de l’ancien syndic n’est pas renouvelé, celui-ci doit remettre au syndic nouvellement élu, et ce dans un délai d’un mois à partir de l’assemblée générale les documents relatifs à la vie de la copropriété, autrement dit : les fonds disponibles, les contrats et les factures en cours, la liste des propriétaires, les archives, le compte bancaire et le règlement de copropriété. Par ailleurs, les documents comptables et financiers de la copropriété doivent être transmis au nouveau syndic dans un délai de 2 mois : les fonds disponibles, l’apurement des comptes de la copropriété ainsi que l’état des comptes de chaque copropriétaire et du syndicat de copropriété après apurement. Cette passation est régie par l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

En cas de refus ou de dossier manquant, le syndic nouvellement élu ou le président du conseil syndical peut contraindre l’ancien syndic à les remettre par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. En l’absence de réponse, une procédure en référé peut être engagée afin d’ordonner la remise de tous les documents sous astreinte.

Rappel sur les missions du syndic

Pour rappel, les missions du syndic sont de trois ordres :

  • La gestion administrative de la copropriété
  • La gestion comptable et financière
  • La gestion technique

Plus généralement, les missions du syndic de copropriété consistent à :

  • Convoquer une fois par an une assemblée générale afin de présenter les comptes de la copropriété.
  • Mettre en œuvre les décisions votées en assemblée générale.
  • Faire jouer les contrats lors des travaux et assurer le suivi ainsi que la réception e ces derniers.
  • Souscrire un contrat d’assurance au nom de la copropriété.
  • Gérer les parties communes de l’immeuble
  • Gérer le personnel salarié de la copropriété : femme de ménage, gardien, jardinier, etc.
  • Tenir à jour la liste des copropriétaires ainsi que le carnet d’entretien de l’immeuble.
  • Tenir à jour la comptabilité de la copropriété et le compte de chaque copropriétaire.
  • Etc.

Toute défaillance du syndic à l’une de ses missions peut motiver sa révocation.

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Comment choisir un syndic ?

En vertu de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, toute copropriété a l’obligation légale de nommer un syndic professionnel ou non professionnel. Élu à la majorité absolue (majorité 25) par l’assemblée générale du syndicat des copropriétaires pour un mandat de 3 ans, il a pour mission d’administrer les parties communes de la copropriété. Que vous nommiez un syndic pour la première fois ou que vous changiez de syndic, découvrez les critères à prendre en compte pour choisir un syndic.

Choisir un syndic : les critères à considérer

Comme on l’a dit plus haut, le syndic de copropriété est chargé de gérer les parties communes de la copropriété pendant 3 ans (escalier, ascenseur, couloir, chaudière, etc.). Plus généralement, il prend en charge, la gestion administrative, technique et financière de la copropriété. C’est-à-dire (liste non exhaustive) :

  • L’ouverture d’un compte séparé au nom de la copropriété.
  • La préparation des assemblées générales : la convocation de l’ensemble des copropriétaires, l’établissement de l’ordre du jour, le secrétariat pendant la séance, la rédaction d’un procès-verbal.
  • La mise en œuvre des décisions prises en assemblée générale.
  • L’inscription de l’immeuble au registre des copropriétés.
  • La tenue du carnet d’entretien.
  • La gestion du personnel salarié de la copropriété.
  • La souscription à une assurance.
  • La déclaration des sinistres auprès de l’assureur.
  • La mise en concurrence de plusieurs contrats de prestataires avant de signer (appel d’offres).
  • Le suivi des travaux de rénovation et d’entretien de la copropriété ainsi que la réception des travaux.
  • La tenue de la comptabilité de la copropriété.
  • Le recouvrement des charges.

Par ailleurs, en tant que mandataire de la copropriété, le syndic la représente dans ses actes civils et juridiques.

De ce fait, vu la pluralité et la complexité des missions du syndic, il est primordial de faire le bon choix. D’autant plus que le changement de syndic implique la réalisation de nombreuses démarches et entraîne certains frais.

Les besoins de la copropriété

Les prestations d’un syndic peuvent être différentes d’un immeuble à un autre. Ainsi, avant de choisir le vôtre, demandez-vous quels sont vos besoins. Listez-les et établissez un cahier de charges des prestations que vous souhaitez sous-traiter au syndic et celles que le conseil syndical peut gérer lui-même. Demandez-vous également quels sont les problèmes que vous souhaitez ne plus rencontrer avec votre syndic. En fonction des réponses, vous aurez déjà une idée du type de gérance qui vous convient.

Effectivement, chaque copropriété est unique et a des besoins spécifiques. De fait, elle a besoin d’un syndic adapté à ses exigences. Pour cela, le syndicat des copropriétés doit tenir compte de :

  • La taille de la copropriété (nombre et nature des lots).
  • La nature : immeuble neuf ou ancien, à usage commercial ou habitation.
  • La présence d’espaces verts, de parking…
  • Les spécificités juridiques : immeuble de grande hauteur, établissement recevant du public…
  • Les travaux à prévoir.
  • La situation juridique : impayés, procédures contentieuses, relations conflictuelles entre les copropriétaires, etc.

Généralement, il est conseillé d’engager un syndic professionnel dans les grandes copropriétés (cabinet indépendant ou faisant partie d’un grand groupe). Au contraire, dans les petites copropriétés de moins de 10 lots, un syndic non professionnel (bénévole ou coopératif) est mieux adapté. Non seulement en termes de qualité des services, mais aussi en termes de coût.

Les compétences du syndic

Autrement dit la façon dont il accomplit ses missions : la tenue de la comptabilité, la gestion de l’immeuble et du personnel… Les règles et réglementations relatives à l’immobilier et à la copropriété changent constamment. Soumis aux règles de l’IPI (Institut Professionnel des Agents Immobiliers), le syndic de copropriété doit se former régulièrement pour être au courant de ces nouvelles lois.

De plus, conformément à la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 dite loi Hoguet, le syndic de copropriété professionnel doit remplir certaines obligations :

  • Détenir la carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie.
  • Présenter une garantie financière.
  • Souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle.

Le fonctionnement du syndic

Cela suppose en premier lieu la disponibilité et l’accessibilité. Effectivement, certains syndics ne sont joignables que deux fois par semaine ou mettent plusieurs jours avant de répondre à un message, et malheureusement les urgences ne préviennent pas (panne d’électricité, ascenseur…). Au contraire, d’autres fonctionnent comme une machine bien huilée. Même en cas de congé ou de maladie d’un employé, le cabinet reste joignable à tout moment.

En second lieu, vous devez faire attention aux moyens et équipements techniques et technologiques dont dispose le cabinet de syndic, notamment pour communiquer les documents relatifs à votre immeuble : le règlement de copropriété, le carnet d’entretien, le compte-rendu des assemblées générales, l’état des charges, les appels d’offres et les devis, les écritures comptables, etc. Pour rappel, la mise à disposition d’un extranet aux copropriétaires est une obligation légale des syndics de copropriété depuis le 1er janvier 2015.

Pour connaître le mode d’organisation et de fonctionnement du syndic, n’hésitez pas à faire une visite de ses bureaux.

La charge de travail

Les grands cabinets de syndic gèrent souvent plusieurs immeubles, toutefois ils doivent se limiter à 1500 lots. Avant de choisir un syndic, assurez-vous qu’il n’a pas atteint le quota. Non seulement c’est contraire à la loi, mais en plus il n’aura pas le temps de gérer correctement votre copropriété. Mais, même si le nombre de lots gérés par le syndic est en deçà de cette limite, certains privilégient les copropriétés les plus rémunératrices au détriment des autres. La plupart des griefs des copropriétaires envers leur syndic sont leur manque d’implication.

La renommée du syndic

Le bouche-à-oreille est l’un des outils qui permettent d’avoir une idée des services du syndic. Il est également possible de consulter le site internet du syndic et lire les avis clients. La non-disponibilité des cette information peut être un signe de non-transparence du syndic dans ses missions. Autre option : demander au syndic de vous communiquer les immeubles de la même caractéristique que la vôtre dont il a la charge. Ces informations vous permettront de savoir si le syndic est une référence pour la gestion d’immeubles semblables au vôtre.

Toutefois, vous pouvez également faire appel à un courtier en syndic pour trouver un syndic adapté à votre copropriété.

La confiance

Étant donné que c’est le syndic qui représente la copropriété dans ses actes civils et juridiques, il est important qu’une relation de confiance s’installe entre la copropriété et son syndic. Lors des entretiens, si vous ne sentez aucune alchimie, mieux vaut chercher un autre syndic, car la communication risque d’être bloquée au cours du mandat.

Les tarifs

Les tarifs de base sont librement définis par les syndics de copropriété en fonction de la nature de l’immeuble, des services rendus, de l’expertise du syndic, de la qualité de gestion et du temps que celle-ci demande. Néanmoins, il faut faire attention, car un honoraire de base trop bas peut cacher des facturations supplémentaires qui peuvent vite faire gonfler la facture. La liste des tâches incluses dans le forfait de base (entre autres les assemblées générales qui se tiennent en dehors des heures ouvrables, la déclaration de sinistre, la tenue du carnet d’entretien, les photocopies, etc.) ainsi que celles qui sont facturées en plus ont été définies par le décret du 26 mars 2015.

Attention, un syndic qui donne des devis en ligne sans une visite préalable de la copropriété est un syndic qui manque de professionnalisme.

Le contrat

Le contrat lie le syndic et la copropriété. Avant de le signer, il est important de bien lire les clauses et de s’assurer que toutes les mentions obligatoires y sont présentes.

Le contrat fixe entre autres les rémunérations du syndic, le forfait de base, les prestations de gestion courante, les prestations particulières, les frais et honoraires imputables au seul propriétaire, une fiche synthétique de la copropriété, le nombre de visites par an de la copropriété, etc.

Choisir un syndic non professionnel : comment faire le bon choix ?

Déçues par leur précédent syndic ou pour des raisons financières, de plus en plus de copropriétés font le choix d’un syndic non professionnel pour la gestion courante de leur immeuble.

Contrairement au syndic professionnel, le syndic non professionnel n’est pas soumis aux mêmes règles de compétences. Ainsi, tout copropriétaire peut devenir syndic bénévole dès lors qu’il a été élu par l’assemblée générale. Toutefois, la gestion d’un immeuble — aussi petit soit-il — n’est pas une chose facile. Il est donc primordial de se tourner vers une personne qui possède des notions en droit et en comptabilité. Mais qui a aussi des connaissances techniques pour le suivi des travaux de réparation et d’entretien.

En outre, assurez-vous également que cette personne a suffisamment de temps pour mener à bien ses missions. De préférence, choisissez un copropriétaire qui habite dans l’immeuble afin d’optimiser la gestion, notamment les urgences.

Les conditions de nomination du syndic de copropriété

Selon la loi ALUR, le conseil syndical doit mettre en concurrence plusieurs syndics tous les 3 ans et les présenter à l’assemblée générale. Le syndic est ensuite élu à l’unanimité des voix, et ce qu’il soit professionnel ou non professionnel.

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Syndic bénévole

Selon la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tout immeuble géré en copropriété doit avoir un syndic de copropriété quel que soit le nombre de lots. Ainsi, malgré ce que beaucoup pensent, même les petits immeubles sont concernés par cette disposition légale. Toutefois, nommer un syndic de copropriété suppose des frais (frais de gestion et frais annexes) qui peuvent être assez conséquents. À titre d’exemple, les frais de gestion s’élèvent à environ 2 000 € pour les petites copropriétés et entre 150 € et 200 € par lot pour les grandes propriétés. De fait, de nombreuses copropriétés notamment celles à faible nombre de lots ou dont la majorité des occupants sont les propriétaires eux-mêmes — choisissent un syndic bénévole, beaucoup plus économique, pour la gestion de la copropriété. D’autant plus que la loi autorise cette pratique. Mais au-delà de cet aspect purement financier, nommer un syndic bénévole comporte d’autres avantages. Missions, responsabilités, avantages et inconvénients, conditions pour devenir syndic bénévole, cet article fait le tour sur le syndic bénévole.

Les missions du syndic bénévole

Les missions du syndic bénévole sont définies par l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. Ainsi, à l’instar du syndic professionnel, le syndic bénévole se charge de la gestion administrative, financière et technique de la copropriété. Nommé par les copropriétaires à la majorité absolue (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965) au cours d’une assemblée générale, il agit en lieu et place des copropriétaires pour l’intérêt de la copropriété. À ce titre, il a trois missions principales : mission de gestion, mission d’exécution et mission de représentation.

Les missions de gestion

Ces missions de gestion sont d’ordre administratif et financier.

La gestion administrative

  • Il tient à jour la liste des copropriétaires (nom, prénom et adresse) avec les lots qui leur appartiennent.
  • Il prépare et convoque les copropriétaires aux assemblées générales au moins une fois par an.
  • Il assure le secrétariat pendant les assemblées générales.
  • Il rédige le compte-rendu de l’assemblée et le distribue à l’ensemble des copropriétaires.
  • Il tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble avec la liste des travaux qui ont été réalisés.
  • Il conserve les archives de la copropriété.
  • Il exécute les décisions prises lors des AG.
  • Il immatricule la copropriété en l’inscrivant sur le registre des copropriétés.

La gestion financière

  • Il ouvre un compte bancaire séparé au nom du syndicat de copropriété dans un délai de 3 mois après son élection. Cette formalité n’est pas une obligation pour les copropriétés de moins de 16 lots.
  • Il tient la comptabilité de la copropriété et la position comptable de chaque copropriétaire.
  • Il établit le budget prévisionnel pour chaque exercice.
  • Il se charge du recouvrement des charges.
  • Il soumet au vote de l’assemblée générale la constitution de provisions pour le financement des travaux d’entretien des parties communes.
  • Il rend compte de sa gestion financière lors de l’assemblée générale. Souvent, il demande quitus aux copropriétaires (approbation de la gestion).

Les missions d’exécution

Le syndic se charge d’exécuter toutes les décisions prises en assemblée générale ainsi que les dispositions du règlement de copropriété. Plus généralement :

  • Il fait effectuer les menus travaux de réparation et d’entretien courant des parties communes (ascenseur, escalier, couloir, chaudière, collecte des ordures ménagères, etc.), assure leur suivi et se charge de les réceptionner. Sauf cas urgents, il doit avoir l’aval des copropriétaires pour les gros travaux (réfection de la toiture, ravalement de la façade, etc.).
  • Il gère le personnel de la copropriété (concierge, portier, gardien, femme de ménage, jardinier…). De fait, il s’occupe de l’embauche et du licenciement du personnel, établit les contrats de travail et les bulletins de salaire et se charge des remplacements, des congés et des arrêts maladie. Néanmoins, en cas d’embauche de personnel supplémentaire, le syndic doit demander l’autorisation de l’assemblée générale.
  • Il veille à l’approvisionnement en électricité, eau, combustible, etc.
  • Il souscrit un contrat d’assurance en responsabilité civile voté en assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Néanmoins, en cas de refus de l’assemblée, le syndic bénévole peut de sa propre initiative souscrire un contrat d’assurance.

Les missions de représentation

Le syndic de copropriété représente la copropriété vis-à-vis des tiers dans les actes civils. À ce titre il passe des contrats au nom et pour le compte de la copropriété : contrat d’entretien des parties communes, contrat d’assurance, etc. Il la représente également en justice afin de la défendre en cas d’actions en référé ou de litiges. Pour d’autres actions, le syndic bénévole doit avoir l’autorisation de l’assemblée générale.

Quelles sont les responsabilités du syndic bénévole ?

Le syndic bénévole est le représentant légal de la copropriété. Il agit en lieu et place de celle-ci. Sa responsabilité peut de ce fait être engagée au même titre qu’un syndic professionnel, mais dans une moindre mesure (article 1992 du Code civil). Ainsi, même s’il n’est pas soumis à la loi Hoguet (obligation de détenir une carte professionnelle, de justicier d’une garantie financière et de souscrire une assurance), il lui est recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile afin de couvrir sa responsabilité en cas de faute de gestion ou de manquement à ses missions. À noter que les primes d’assurance sont à la charge de la copropriété au titre de charges communes.

Effectivement, la Cour de cassation, chambre civile 3 du 23 mai 2012 n° de pouvoir 11-14599 indique que le syndic bénévole est responsable des fautes qu’il commet à l’égard du syndicat des copropriétaires pour la non-exécution de ses missions dans le cadre de son mandat et à l’égard de chaque copropriétaire pour dommage à autrui. Il est également responsable envers les tiers en relation avec la copropriété.

Responsabilité du syndic bénévole vis-à-vis du syndicat des copropriétaires

Sa responsabilité est engagée dans les cas suivants :

  • Il n’alerte pas l’assemblée générale qu’une décision prise ne respecte pas le règlement de copropriété.
  • Il n’exécute pas les décisions prises en assemblée générale. Par exemple, il a négligé d’entretenir l’immeuble, et le syndic des copropriétaires a dû indemniser un copropriétaire ou un tiers (visiteur) victime d’un sinistre survenu dans une partie commune.
  • Il ne remplit pas ses missions : négligence dans le recouvrement des charges, non-souscription à une assurance responsabilité civile et à une assurance de dommage spécifique, non-déclaration d’un sinistre auprès de l’assureur, etc.

Responsabilité du syndic vis-à-vis d’un copropriétaire

Sa responsabilité est engagée si un copropriétaire ne peut pas jouir pleinement de ses parties privatives ou si une négligence du syndic lui a causé des dommages personnels. Par exemple, la non-réalisation des travaux de ravalement de façade causant une infiltration d’eau et la prolifération de salpêtre dans son appartement. Ou encore la non-réparation d’une porte de parking causant le vol de sa voiture, etc.

Dans ces cas, le syndicat des copropriétaires ou un copropriétaire peut mener des actions contre le syndic. De fait, les copropriétaires :

  • Informent le conseil syndical.
  • Révoquent le syndic bénévole.
  • Engagent un recours auprès du tribunal de grande instance pour nommer un administrateur provisoire.

Avantages et inconvénients du syndic bénévole

Comme le syndic professionnel, le syndic bénévole a aussi ses avantages et inconvénients.

Les avantages du syndic bénévole

Le coût constitue le principal avantage du syndic bénévole. Effectivement, même s’il est rémunéré, son salaire est nettement inférieur à celui d’un syndic professionnel (pas d’horaire de syndic). Par ailleurs, dans certains cas, le syndic bénévole travaille gratuitement pour la copropriété qui se contente de rembourser les frais qu’il a engagés au titre de la copropriété, ce que l’on appelle les frais de défraiement. il s’agit notamment des frais de déplacement, d’internet, de téléphone, de courrier, des frais de recouvrement des impayés, etc.

Toutefois, il existe d’autres rasions de choisir un syndic bénévole pour administrer la copropriété. Il en est ainsi de la gestion rapprochée de l’immeuble. Effectivement, selon la loi, le syndic bénévole doit être propriétaire d’un lot dans l’immeuble. Ainsi, il est doublement impliqué dans ses missions puisque toutes les décisions prises en assemblée générale le concernent personnellement (les problèmes sont réglés plus vite). C’est notamment le cas lors des travaux de réparation et d’entretien pour assurer la pérennité de l’immeuble (contact des professionnels, suivi et contrôle des travaux, réception), les services à installer pour optimiser la sécurité des occupants de l’immeuble, les contrats d’assurance à souscrire pour être indemnisé en cas de sinistre, etc. De plus, il est plus attentif aux dépenses liées à la copropriété puisqu’il participe aux charges (les contrats sont mieux négociés).

Quid des inconvénients

Le principal inconvénient d’un syndic bénévole est le fait qu’il n’a pas l’obligation d’avoir des compétences spécifiques. Ceci peut être préjudiciable pour la copropriété : comptabilité mal tenue, travaux non conformes, non-recouvrement des charges, etc. Toutefois, le syndic bénévole peut être assisté par le conseiller syndical dans l’exercice de ses fonctions. De même, il peut également adhérer à l’association des responsables de copropriété ou à la Chambre nationale des propriétaires pour suivre une formation et bénéficier d’une aide professionnelle en cas de besoin (assistance comptable, assistance juridique, gestion technique, gestion du personnel, achat de matériels, etc.). Bien entendu, cette assistance n’est pas gratuite, et il appartient au syndicat des copropriétaires d’en assurer le règlement. Par ailleurs, le syndic peut demander une indemnité pour le temps consacré à la gestion de la copropriété. Cette rémunération sera alors soumise à l’impôt sur le revenu au titre des bénéfices non commerciaux et au versement de cotisations sociales.

En outre, en cas de conflit entre copropriétaires, le syndic bénévole peut se retrouver dans une situation délicate et être taxé de favoritisme s’il donne raison à un copropriétaire plutôt qu’à un autre.

Enfin, le syndic bénévole n’est pas adapté pour la gestion des grandes copropriétés du fait des tâches trop lourdes difficiles à assumer pour une seule personne.

Qui peut devenir syndic bénévole ?

En vertu de l’article 17-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, si le syndicat des copropriétaires est un syndicat classique, le syndic bénévole doit être copropriétaire ou le conjoint d’un copropriétaire, quelle que soit la nature du lot : appartement, cave, emplacement de parking, etc. Par contre, il ne peut pas être membre du conseil syndical. Si c’est le cas, il doit démission avant.

Le syndic bénévole est élu dans les mêmes conditions qu’un syndic professionnel, c’est-à-dire à la majorité absolue des voix lors d’une assemblée générale pour une durée de maximale de 3 ans renouvelable (article 28 du décret du 17 mars 1967). Néanmoins, il est conseillé de nommer le syndic bénévole pour un mandat de 1 an.

Si le syndic bénévole est indemnisé au titre du temps qu’il consacre à la gestion de la copropriété, cette clause doit être expressément mentionnée dans le contrat lequel sera joint à la convocation à l’assemblée générale qui va élire le syndic bénévole. Celui-ci doit être établi selon un modèle type.

Bon à savoir : l’activité du syndic bénévole ne doit pas devenir professionnelle auquel cas il sera soumis au respect de la loi du 2 janvier 1970 dite loi Hoguet. En d’autres termes, le syndic bénévole doit rester une activité occasionnelle.

Cas du syndic coopératif ou autogestion de la copropriété

Si le syndicat des copropriétaires est de type « coopératif », le syndic bénévole est élu non pas par l’assemblée générale, mais par le conseil syndical parmi ses membres à la majorité absolue des voix. Dans ce cas, le syndic sera de droit le président du conseil syndical de copropriété. Toutefois, l’assemblée générale reste décisionnaire pour les décisions importantes et assure le contrôle de la gestion. Effectivement, la loi SRU autorise l’assemblée générale à désigner des intervenants extérieurs (obligatoirement des experts comptables ou des commissaires aux comptes) ou des copropriétaires qui ne sont pas membres du conseil syndical pour vérifier les comptes.

Le syndic bénévole coopératif peut être assisté par un vice-président qui le supplée en cas d’indisponibilité. Mais aussi par un trésorier et une secrétaire. Dans les très grandes copropriétés, il est intéressant de nommer des commissions pour chaque poste, par exemple : « gros travaux », « suivi de contrats », « communication », etc.

Bon à savoir : le syndic coopératif ne peut être rémunéré.

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Gérer une copropriété

Qu’est-ce qu’une copropriété ?

Devenir copropriétaire est une chose qui séduit de nombreuses personnes. La raison étant que l’entretien, la gestion, le fonctionnement et surtout l’acquisition d’un bien immeuble est plus simple. C’est du moins ce que certains se disent. Si vous êtes intéressé par ce régime, vous vous posez certainement la question : « Qu’est-ce qu’une copropriété ? ». Cet article a pour but de vous expliquer cela en plus de certaines règles la concernant.