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Gérer une copropriété

Syndic bénévole

Selon la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tout immeuble géré en copropriété doit avoir un syndic de copropriété quel que soit le nombre de lots. Ainsi, malgré ce que beaucoup pensent, même les petits immeubles sont concernés par cette disposition légale. Toutefois, nommer un syndic de copropriété suppose des frais (frais de gestion et frais annexes) qui peuvent être assez conséquents. À titre d’exemple, les frais de gestion s’élèvent à environ 2 000 € pour les petites copropriétés et entre 150 € et 200 € par lot pour les grandes propriétés. De fait, de nombreuses copropriétés notamment celles à faible nombre de lots ou dont la majorité des occupants sont les propriétaires eux-mêmes — choisissent un syndic bénévole, beaucoup plus économique, pour la gestion de la copropriété. D’autant plus que la loi autorise cette pratique. Mais au-delà de cet aspect purement financier, nommer un syndic bénévole comporte d’autres avantages. Missions, responsabilités, avantages et inconvénients, conditions pour devenir syndic bénévole, cet article fait le tour sur le syndic bénévole.

Les missions du syndic bénévole

Les missions du syndic bénévole sont définies par l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. Ainsi, à l’instar du syndic professionnel, le syndic bénévole se charge de la gestion administrative, financière et technique de la copropriété. Nommé par les copropriétaires à la majorité absolue (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965) au cours d’une assemblée générale, il agit en lieu et place des copropriétaires pour l’intérêt de la copropriété. À ce titre, il a trois missions principales : mission de gestion, mission d’exécution et mission de représentation.

Les missions de gestion

Ces missions de gestion sont d’ordre administratif et financier.

La gestion administrative

  • Il tient à jour la liste des copropriétaires (nom, prénom et adresse) avec les lots qui leur appartiennent.
  • Il prépare et convoque les copropriétaires aux assemblées générales au moins une fois par an.
  • Il assure le secrétariat pendant les assemblées générales.
  • Il rédige le compte-rendu de l’assemblée et le distribue à l’ensemble des copropriétaires.
  • Il tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble avec la liste des travaux qui ont été réalisés.
  • Il conserve les archives de la copropriété.
  • Il exécute les décisions prises lors des AG.
  • Il immatricule la copropriété en l’inscrivant sur le registre des copropriétés.

La gestion financière

  • Il ouvre un compte bancaire séparé au nom du syndicat de copropriété dans un délai de 3 mois après son élection. Cette formalité n’est pas une obligation pour les copropriétés de moins de 16 lots.
  • Il tient la comptabilité de la copropriété et la position comptable de chaque copropriétaire.
  • Il établit le budget prévisionnel pour chaque exercice.
  • Il se charge du recouvrement des charges.
  • Il soumet au vote de l’assemblée générale la constitution de provisions pour le financement des travaux d’entretien des parties communes.
  • Il rend compte de sa gestion financière lors de l’assemblée générale. Souvent, il demande quitus aux copropriétaires (approbation de la gestion).

Les missions d’exécution

Le syndic se charge d’exécuter toutes les décisions prises en assemblée générale ainsi que les dispositions du règlement de copropriété. Plus généralement :

  • Il fait effectuer les menus travaux de réparation et d’entretien courant des parties communes (ascenseur, escalier, couloir, chaudière, collecte des ordures ménagères, etc.), assure leur suivi et se charge de les réceptionner. Sauf cas urgents, il doit avoir l’aval des copropriétaires pour les gros travaux (réfection de la toiture, ravalement de la façade, etc.).
  • Il gère le personnel de la copropriété (concierge, portier, gardien, femme de ménage, jardinier…). De fait, il s’occupe de l’embauche et du licenciement du personnel, établit les contrats de travail et les bulletins de salaire et se charge des remplacements, des congés et des arrêts maladie. Néanmoins, en cas d’embauche de personnel supplémentaire, le syndic doit demander l’autorisation de l’assemblée générale.
  • Il veille à l’approvisionnement en électricité, eau, combustible, etc.
  • Il souscrit un contrat d’assurance en responsabilité civile voté en assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Néanmoins, en cas de refus de l’assemblée, le syndic bénévole peut de sa propre initiative souscrire un contrat d’assurance.

Les missions de représentation

Le syndic de copropriété représente la copropriété vis-à-vis des tiers dans les actes civils. À ce titre il passe des contrats au nom et pour le compte de la copropriété : contrat d’entretien des parties communes, contrat d’assurance, etc. Il la représente également en justice afin de la défendre en cas d’actions en référé ou de litiges. Pour d’autres actions, le syndic bénévole doit avoir l’autorisation de l’assemblée générale.

Quelles sont les responsabilités du syndic bénévole ?

Le syndic bénévole est le représentant légal de la copropriété. Il agit en lieu et place de celle-ci. Sa responsabilité peut de ce fait être engagée au même titre qu’un syndic professionnel, mais dans une moindre mesure (article 1992 du Code civil). Ainsi, même s’il n’est pas soumis à la loi Hoguet (obligation de détenir une carte professionnelle, de justicier d’une garantie financière et de souscrire une assurance), il lui est recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile afin de couvrir sa responsabilité en cas de faute de gestion ou de manquement à ses missions. À noter que les primes d’assurance sont à la charge de la copropriété au titre de charges communes.

Effectivement, la Cour de cassation, chambre civile 3 du 23 mai 2012 n° de pouvoir 11-14599 indique que le syndic bénévole est responsable des fautes qu’il commet à l’égard du syndicat des copropriétaires pour la non-exécution de ses missions dans le cadre de son mandat et à l’égard de chaque copropriétaire pour dommage à autrui. Il est également responsable envers les tiers en relation avec la copropriété.

Responsabilité du syndic bénévole vis-à-vis du syndicat des copropriétaires

Sa responsabilité est engagée dans les cas suivants :

  • Il n’alerte pas l’assemblée générale qu’une décision prise ne respecte pas le règlement de copropriété.
  • Il n’exécute pas les décisions prises en assemblée générale. Par exemple, il a négligé d’entretenir l’immeuble, et le syndic des copropriétaires a dû indemniser un copropriétaire ou un tiers (visiteur) victime d’un sinistre survenu dans une partie commune.
  • Il ne remplit pas ses missions : négligence dans le recouvrement des charges, non-souscription à une assurance responsabilité civile et à une assurance de dommage spécifique, non-déclaration d’un sinistre auprès de l’assureur, etc.

Responsabilité du syndic vis-à-vis d’un copropriétaire

Sa responsabilité est engagée si un copropriétaire ne peut pas jouir pleinement de ses parties privatives ou si une négligence du syndic lui a causé des dommages personnels. Par exemple, la non-réalisation des travaux de ravalement de façade causant une infiltration d’eau et la prolifération de salpêtre dans son appartement. Ou encore la non-réparation d’une porte de parking causant le vol de sa voiture, etc.

Dans ces cas, le syndicat des copropriétaires ou un copropriétaire peut mener des actions contre le syndic. De fait, les copropriétaires :

  • Informent le conseil syndical.
  • Révoquent le syndic bénévole.
  • Engagent un recours auprès du tribunal de grande instance pour nommer un administrateur provisoire.

Avantages et inconvénients du syndic bénévole

Comme le syndic professionnel, le syndic bénévole a aussi ses avantages et inconvénients.

Les avantages du syndic bénévole

Le coût constitue le principal avantage du syndic bénévole. Effectivement, même s’il est rémunéré, son salaire est nettement inférieur à celui d’un syndic professionnel (pas d’horaire de syndic). Par ailleurs, dans certains cas, le syndic bénévole travaille gratuitement pour la copropriété qui se contente de rembourser les frais qu’il a engagés au titre de la copropriété, ce que l’on appelle les frais de défraiement. il s’agit notamment des frais de déplacement, d’internet, de téléphone, de courrier, des frais de recouvrement des impayés, etc.

Toutefois, il existe d’autres rasions de choisir un syndic bénévole pour administrer la copropriété. Il en est ainsi de la gestion rapprochée de l’immeuble. Effectivement, selon la loi, le syndic bénévole doit être propriétaire d’un lot dans l’immeuble. Ainsi, il est doublement impliqué dans ses missions puisque toutes les décisions prises en assemblée générale le concernent personnellement (les problèmes sont réglés plus vite). C’est notamment le cas lors des travaux de réparation et d’entretien pour assurer la pérennité de l’immeuble (contact des professionnels, suivi et contrôle des travaux, réception), les services à installer pour optimiser la sécurité des occupants de l’immeuble, les contrats d’assurance à souscrire pour être indemnisé en cas de sinistre, etc. De plus, il est plus attentif aux dépenses liées à la copropriété puisqu’il participe aux charges (les contrats sont mieux négociés).

Quid des inconvénients

Le principal inconvénient d’un syndic bénévole est le fait qu’il n’a pas l’obligation d’avoir des compétences spécifiques. Ceci peut être préjudiciable pour la copropriété : comptabilité mal tenue, travaux non conformes, non-recouvrement des charges, etc. Toutefois, le syndic bénévole peut être assisté par le conseiller syndical dans l’exercice de ses fonctions. De même, il peut également adhérer à l’association des responsables de copropriété ou à la Chambre nationale des propriétaires pour suivre une formation et bénéficier d’une aide professionnelle en cas de besoin (assistance comptable, assistance juridique, gestion technique, gestion du personnel, achat de matériels, etc.). Bien entendu, cette assistance n’est pas gratuite, et il appartient au syndicat des copropriétaires d’en assurer le règlement. Par ailleurs, le syndic peut demander une indemnité pour le temps consacré à la gestion de la copropriété. Cette rémunération sera alors soumise à l’impôt sur le revenu au titre des bénéfices non commerciaux et au versement de cotisations sociales.

En outre, en cas de conflit entre copropriétaires, le syndic bénévole peut se retrouver dans une situation délicate et être taxé de favoritisme s’il donne raison à un copropriétaire plutôt qu’à un autre.

Enfin, le syndic bénévole n’est pas adapté pour la gestion des grandes copropriétés du fait des tâches trop lourdes difficiles à assumer pour une seule personne.

Qui peut devenir syndic bénévole ?

En vertu de l’article 17-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, si le syndicat des copropriétaires est un syndicat classique, le syndic bénévole doit être copropriétaire ou le conjoint d’un copropriétaire, quelle que soit la nature du lot : appartement, cave, emplacement de parking, etc. Par contre, il ne peut pas être membre du conseil syndical. Si c’est le cas, il doit démission avant.

Le syndic bénévole est élu dans les mêmes conditions qu’un syndic professionnel, c’est-à-dire à la majorité absolue des voix lors d’une assemblée générale pour une durée de maximale de 3 ans renouvelable (article 28 du décret du 17 mars 1967). Néanmoins, il est conseillé de nommer le syndic bénévole pour un mandat de 1 an.

Si le syndic bénévole est indemnisé au titre du temps qu’il consacre à la gestion de la copropriété, cette clause doit être expressément mentionnée dans le contrat lequel sera joint à la convocation à l’assemblée générale qui va élire le syndic bénévole. Celui-ci doit être établi selon un modèle type.

Bon à savoir : l’activité du syndic bénévole ne doit pas devenir professionnelle auquel cas il sera soumis au respect de la loi du 2 janvier 1970 dite loi Hoguet. En d’autres termes, le syndic bénévole doit rester une activité occasionnelle.

Cas du syndic coopératif ou autogestion de la copropriété

Si le syndicat des copropriétaires est de type « coopératif », le syndic bénévole est élu non pas par l’assemblée générale, mais par le conseil syndical parmi ses membres à la majorité absolue des voix. Dans ce cas, le syndic sera de droit le président du conseil syndical de copropriété. Toutefois, l’assemblée générale reste décisionnaire pour les décisions importantes et assure le contrôle de la gestion. Effectivement, la loi SRU autorise l’assemblée générale à désigner des intervenants extérieurs (obligatoirement des experts comptables ou des commissaires aux comptes) ou des copropriétaires qui ne sont pas membres du conseil syndical pour vérifier les comptes.

Le syndic bénévole coopératif peut être assisté par un vice-président qui le supplée en cas d’indisponibilité. Mais aussi par un trésorier et une secrétaire. Dans les très grandes copropriétés, il est intéressant de nommer des commissions pour chaque poste, par exemple : « gros travaux », « suivi de contrats », « communication », etc.

Bon à savoir : le syndic coopératif ne peut être rémunéré.