Avec l’application des lois ALUR et ÉLAN, les obligations légales des syndics de copropriété se voient alourdies. Aussi, pour se faciliter la tâche au maximum, il peut être intéressant de passer au syndic de copropriété en ligne. Appelé également syndic à distance ou microsyndic, ce type de syndic de copropriété présente en effet différents avantages non négligeables. D’ailleurs, malgré ses limites, il constitue une option à privilégier pour la gestion des petites copropriétés. D’autant que les solutions en la matière ne manquent pas : LeBonSyndic, SyndicOne, Hello-Syndic ou encore ClicSyndic…
Syndic de copropriété en ligne : comment ça marche ?
Avant toute chose, il convient de définir ce qu’est un syndic de copropriété en ligne. Concrètement, il s’agit d’une nouvelle manière de gérer une copropriété à distance. Comme son nom le laisse entendre, il s’appuie sur le numérique. Et ce, afin de faciliter les échanges au sein de la copropriété tout en limitant les déplacements.
Effectivement, comme c’est un syndic à distance, il ne se déplace pas dans la copropriété. Toutefois, en cas d’urgence, il est joignable par téléphone et par email. Il fait d’ailleurs preuve d’une grande réactivité et d’une efficacité optimale en matière de communication avec la copropriété. Dans cette optique, il met à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical un espace en ligne dédié (extranet). Ce dernier dispose ainsi des outils et des données nécessaires pour aider dans l’organisation des assemblées générales. Mais aussi pour permettre à chaque partie prenante de remplir leurs missions respectives.
Bon à savoir
La loi ALUR a rendu obligatoire la mise en place d’un extranet dans les copropriétés.
La répartition des rôles au cœur du fonctionnement d’un syndic de copropriété en ligne
Le syndic de copropriété en ligne met en avant la répartition des rôles. Dès lors, il ne se charge que des aspects légaux et techniques. À l’instar de l’assurance de l’immeuble, la comptabilité ou encore la collecte des charges de copropriété. Par contre, les copropriétaires et le conseil syndical servent de relais dans la copropriété pour la gestion de l’immeuble. Ainsi, ils sont responsables des tâches opérationnelles, dont la gestion incombe normalement à un syndic professionnel. Ils s’occupent notamment de l’organisation des assemblées générales qui se tiennent le plus souvent chez l’un des copropriétaires.
Mais encore, le conseil syndical prend en charge les travaux dans la copropriété :
- Rechercher les prestataires qui vont réaliser les travaux
- Demander des devis et comparer les offres
- Assurer le suivi du chantier
- Réceptionner les travaux
En outre, il revient au conseil syndical de gérer les parties communes de la copropriété. Dans ce cas, il peut parfaitement bien compter sur le soutien et l’expertise d’un gestionnaire. Celui-ci lui sert alors de guide dans les démarches administratives à accomplir. En cas de réalisation de travaux, il se doit aussi de proposer une liste de prestataires.
À qui s’adressent les syndics en ligne ?
Le syndic en ligne est une solution dématérialisée particulièrement adaptée pour certaines copropriétés. Comme mentionné plus haut, c’est l’option idéale pour gérer les petites copropriétés. Mais, ce type de syndic peut aussi être la réponse à certains besoins.
La solution à privilégier pour la gestion des petites copropriétés
D’une manière générale, les petites copropriétés ne présentent que quelques lots et n’emploient pas de salariés. Peu rentables, elles ont rarement la cote auprès des syndics professionnels. Heureusement, elles peuvent tout à fait trouver dans le syndic à distance une solution pratique et simple pour leur gestion.
Le syndic en ligne au service des copropriétaires impliqués et en bons termes
À l’heure actuelle, de nombreux conseils syndicaux sont prêts à prendre les rênes de la gestion de leur copropriété. Néanmoins, cette implication ne signifie pas pour autant qu’ils souhaitent endosser la responsabilité juridique qui va de pair avec la fonction de syndic bénévole. De même, ils ne veulent pas nécessairement s’occuper de la comptabilité aux règles complexes et contraignantes ni de la convocation des assemblées générales sans assistance. Le microsyndic s’impose ainsi comme la solution qui répond le mieux à leurs exigences et leurs attentes.
Il va sans dire qu’une bonne entente entre les copropriétaires est une condition sine qua non pour le bon fonctionnement d’une gestion via un syndic en ligne. Dès lors, en plus d’être impliqués, les copropriétaires doivent aussi être en bons termes pour garantir l’efficacité de cette solution dématérialisée.
Un précieux soutien au syndic bénévole
Effectivement, rien n’empêche les syndics bénévoles en exercice qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement par un professionnel de passer au syndic à distance. D’ailleurs, les services proposés par cette solution en ligne sont totalement compatibles avec la fonction de syndic bénévole. Celui-ci peut entre autres disposer d’un panel d’outils fonctionnels pour une gestion plus simplifiée de la copropriété autogérée :
- Accès à des informations exhaustives sur la gestion de la copropriété
- Espace dédié à disposition pour le stockage et la consultation des documents de la copropriété
- Accompagnement par des référents en cas de problèmes spécifiques
Bref, le syndic de copropriété en ligne est un bon compromis entre le syndic bénévole et le syndic professionnel.
Est-ce intéressant de passer au syndic de copropriété en ligne ?
Si les syndics en ligne ont actuellement le vent en poupe auprès des copropriétés, c’est certainement en raison de ses avantages.
Syndic en ligne : la promesse d’une gestion transparente et simplifiée de la copropriété
Puisqu’un syndic de copropriété en ligne est une solution de gestion dématérialisée, il propose une plateforme web accessible à tout moment. Fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, cette plateforme est bien évidemment accessible depuis n’importe quel poste informatique. Cette plateforme extranet sécurisée intègre en plus de nombreux outils qui ne manqueront pas de faciliter le quotidien du gestionnaire de copropriété :
- Comptabilité
- Gestion des interventions
- Gestion électronique de documents
- Etc.
Dans un souci de transparence, le microsyndic donne aux copropriétaires de consulter à n’importe quel moment les documents qui se rapportent de près ou de loin à la gestion de la copropriété. Il en est ainsi des pièces comptables (devis, factures, appels de charges de comptes ou appels de fonds…), documents administratifs et juridiques (règlement de copropriété, convocations et procès-verbaux d’assemblées générales, contrats des prestataires, contrats conclus avec les salariés de l’immeuble…). Il faut en tout cas savoir que les documents disponibles en ligne font régulièrement l’objet d’une mise à jour. Et ce, afin d’ajouter les informations exhaustives concernant la gestion globale de la copropriété.
Par ailleurs, la plateforme proposée par le syndic à distance se veut intuitive et fonctionnelle. Cela, dans le but de faciliter son utilisation par les copropriétaires. Pour une navigation optimale, quel que soit le matériel utilisé, le microsyndic offre une interface adaptée aussi bien aux ordinateurs qu’aux smartphones.
Un coût abordable
L’autre principal avantage des syndics en ligne réside dans leur tarif. En effet, ils pratiquent des tarifs extrêmement attractifs. En fait, leur coût est en général jusqu’à 4 fois moins cher que celui d’un cabinet traditionnel. Cette abordabilité des frais de gestion s’explique notamment par :
- L’absence de déplacements physiques dans les copropriétés
- Des services dématérialisés
- L’absence du syndic aux conseils syndicaux et aux assemblées générales
- L’implication des conseillers syndicaux et des copropriétaires
Les limites de cette option
Le syndic de copropriété en ligne n’est pas exempt d’inconvénients. La première limite de cette option de gestion réside alors dans l’absence de déplacements. De plus, comme tout s’opère en ligne, il n’y a aucun contact humain. En outre, puisque c’est au conseil syndical et aux copropriétaires d’accomplir les tâches, des problèmes opérationnels peuvent rapidement apparaître. Il convient de garder en tête que faire appel à ce type de syndic implique un investissement personnel des conseillers syndicaux et copropriétaires. De même, cela demande d’avoir beaucoup de temps à consacrer à ses missions. Par ailleurs, comme dit auparavant, ce mode de gestion nécessite une bonne entente entre les copropriétaires. De fait, en cas de conflit, c’est au syndicat de jouer le rôle de médiateur.
Les solutions de syndic en ligne qui ont la cote auprès des copropriétés
Vous voulez changer de syndic de copropriété et passer à un syndic en ligne, mais vous ne savez pas quel cabinet choisir ? Voici donc une liste non exhaustive de syndics à distance vers lesquels vous pouvez vous tourner pour la gestion de votre copropriété.
LeBonSyndic
Un syndic en ligne « Moins cher, plus réactif, plus proche », voilà ce que promet LeBonSyndic ! Au service des petites copropriétés, il vous garantit un prix unique et compétitif pour un service de qualité. Il vous propose effectivement :
- Une grande disponibilité des conseillers par téléphone
- Un audit annuel complet de l’état de l’immeuble par un bureau d’études spécialisé
- Un accès libre et permanent aux données
- Jusqu’à 2 fois moins cher (par rapport à un syndic classique)
SyndicOne
SyndicOne est le premier syndic professionnel collaboratif en ligne. Adapté aux petites comme aux grandes copropriétés, il promet :
- Plus de 50 % d’économies
- Une équipe professionnelle dédiée
- Une gestion innovante, simple et transparente
Hello-Syndic
Réactif, clair et moins cher, Hello-Syndic est un syndic de copropriété « tout compris » qui s’engage à :
- Répondre à vos demandes urgentes en une heure au maximum
- Vous mettre en relation avec les meilleurs artisans
- Vous fournir un service hors pair, de 20 à 30 % moins cher