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Gérer une copropriété

Comment choisir un syndic ?

En vertu de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, toute copropriété a l’obligation légale de nommer un syndic professionnel ou non professionnel. Élu à la majorité absolue (majorité 25) par l’assemblée générale du syndicat des copropriétaires pour un mandat de 3 ans, il a pour mission d’administrer les parties communes de la copropriété. Que vous nommiez un syndic pour la première fois ou que vous changiez de syndic, découvrez les critères à prendre en compte pour choisir un syndic.

Choisir un syndic : les critères à considérer

Comme on l’a dit plus haut, le syndic de copropriété est chargé de gérer les parties communes de la copropriété pendant 3 ans (escalier, ascenseur, couloir, chaudière, etc.). Plus généralement, il prend en charge, la gestion administrative, technique et financière de la copropriété. C’est-à-dire (liste non exhaustive) :

  • L’ouverture d’un compte séparé au nom de la copropriété.
  • La préparation des assemblées générales : la convocation de l’ensemble des copropriétaires, l’établissement de l’ordre du jour, le secrétariat pendant la séance, la rédaction d’un procès-verbal.
  • La mise en œuvre des décisions prises en assemblée générale.
  • L’inscription de l’immeuble au registre des copropriétés.
  • La tenue du carnet d’entretien.
  • La gestion du personnel salarié de la copropriété.
  • La souscription à une assurance.
  • La déclaration des sinistres auprès de l’assureur.
  • La mise en concurrence de plusieurs contrats de prestataires avant de signer (appel d’offres).
  • Le suivi des travaux de rénovation et d’entretien de la copropriété ainsi que la réception des travaux.
  • La tenue de la comptabilité de la copropriété.
  • Le recouvrement des charges.

Par ailleurs, en tant que mandataire de la copropriété, le syndic la représente dans ses actes civils et juridiques.

De ce fait, vu la pluralité et la complexité des missions du syndic, il est primordial de faire le bon choix. D’autant plus que le changement de syndic implique la réalisation de nombreuses démarches et entraîne certains frais.

Les besoins de la copropriété

Les prestations d’un syndic peuvent être différentes d’un immeuble à un autre. Ainsi, avant de choisir le vôtre, demandez-vous quels sont vos besoins. Listez-les et établissez un cahier de charges des prestations que vous souhaitez sous-traiter au syndic et celles que le conseil syndical peut gérer lui-même. Demandez-vous également quels sont les problèmes que vous souhaitez ne plus rencontrer avec votre syndic. En fonction des réponses, vous aurez déjà une idée du type de gérance qui vous convient.

Effectivement, chaque copropriété est unique et a des besoins spécifiques. De fait, elle a besoin d’un syndic adapté à ses exigences. Pour cela, le syndicat des copropriétés doit tenir compte de :

  • La taille de la copropriété (nombre et nature des lots).
  • La nature : immeuble neuf ou ancien, à usage commercial ou habitation.
  • La présence d’espaces verts, de parking…
  • Les spécificités juridiques : immeuble de grande hauteur, établissement recevant du public…
  • Les travaux à prévoir.
  • La situation juridique : impayés, procédures contentieuses, relations conflictuelles entre les copropriétaires, etc.

Généralement, il est conseillé d’engager un syndic professionnel dans les grandes copropriétés (cabinet indépendant ou faisant partie d’un grand groupe). Au contraire, dans les petites copropriétés de moins de 10 lots, un syndic non professionnel (bénévole ou coopératif) est mieux adapté. Non seulement en termes de qualité des services, mais aussi en termes de coût.

Les compétences du syndic

Autrement dit la façon dont il accomplit ses missions : la tenue de la comptabilité, la gestion de l’immeuble et du personnel… Les règles et réglementations relatives à l’immobilier et à la copropriété changent constamment. Soumis aux règles de l’IPI (Institut Professionnel des Agents Immobiliers), le syndic de copropriété doit se former régulièrement pour être au courant de ces nouvelles lois.

De plus, conformément à la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 dite loi Hoguet, le syndic de copropriété professionnel doit remplir certaines obligations :

  • Détenir la carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie.
  • Présenter une garantie financière.
  • Souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle.

Le fonctionnement du syndic

Cela suppose en premier lieu la disponibilité et l’accessibilité. Effectivement, certains syndics ne sont joignables que deux fois par semaine ou mettent plusieurs jours avant de répondre à un message, et malheureusement les urgences ne préviennent pas (panne d’électricité, ascenseur…). Au contraire, d’autres fonctionnent comme une machine bien huilée. Même en cas de congé ou de maladie d’un employé, le cabinet reste joignable à tout moment.

En second lieu, vous devez faire attention aux moyens et équipements techniques et technologiques dont dispose le cabinet de syndic, notamment pour communiquer les documents relatifs à votre immeuble : le règlement de copropriété, le carnet d’entretien, le compte-rendu des assemblées générales, l’état des charges, les appels d’offres et les devis, les écritures comptables, etc. Pour rappel, la mise à disposition d’un extranet aux copropriétaires est une obligation légale des syndics de copropriété depuis le 1er janvier 2015.

Pour connaître le mode d’organisation et de fonctionnement du syndic, n’hésitez pas à faire une visite de ses bureaux.

La charge de travail

Les grands cabinets de syndic gèrent souvent plusieurs immeubles, toutefois ils doivent se limiter à 1500 lots. Avant de choisir un syndic, assurez-vous qu’il n’a pas atteint le quota. Non seulement c’est contraire à la loi, mais en plus il n’aura pas le temps de gérer correctement votre copropriété. Mais, même si le nombre de lots gérés par le syndic est en deçà de cette limite, certains privilégient les copropriétés les plus rémunératrices au détriment des autres. La plupart des griefs des copropriétaires envers leur syndic sont leur manque d’implication.

La renommée du syndic

Le bouche-à-oreille est l’un des outils qui permettent d’avoir une idée des services du syndic. Il est également possible de consulter le site internet du syndic et lire les avis clients. La non-disponibilité des cette information peut être un signe de non-transparence du syndic dans ses missions. Autre option : demander au syndic de vous communiquer les immeubles de la même caractéristique que la vôtre dont il a la charge. Ces informations vous permettront de savoir si le syndic est une référence pour la gestion d’immeubles semblables au vôtre.

Toutefois, vous pouvez également faire appel à un courtier en syndic pour trouver un syndic adapté à votre copropriété.

La confiance

Étant donné que c’est le syndic qui représente la copropriété dans ses actes civils et juridiques, il est important qu’une relation de confiance s’installe entre la copropriété et son syndic. Lors des entretiens, si vous ne sentez aucune alchimie, mieux vaut chercher un autre syndic, car la communication risque d’être bloquée au cours du mandat.

Les tarifs

Les tarifs de base sont librement définis par les syndics de copropriété en fonction de la nature de l’immeuble, des services rendus, de l’expertise du syndic, de la qualité de gestion et du temps que celle-ci demande. Néanmoins, il faut faire attention, car un honoraire de base trop bas peut cacher des facturations supplémentaires qui peuvent vite faire gonfler la facture. La liste des tâches incluses dans le forfait de base (entre autres les assemblées générales qui se tiennent en dehors des heures ouvrables, la déclaration de sinistre, la tenue du carnet d’entretien, les photocopies, etc.) ainsi que celles qui sont facturées en plus ont été définies par le décret du 26 mars 2015.

Attention, un syndic qui donne des devis en ligne sans une visite préalable de la copropriété est un syndic qui manque de professionnalisme.

Le contrat

Le contrat lie le syndic et la copropriété. Avant de le signer, il est important de bien lire les clauses et de s’assurer que toutes les mentions obligatoires y sont présentes.

Le contrat fixe entre autres les rémunérations du syndic, le forfait de base, les prestations de gestion courante, les prestations particulières, les frais et honoraires imputables au seul propriétaire, une fiche synthétique de la copropriété, le nombre de visites par an de la copropriété, etc.

Choisir un syndic non professionnel : comment faire le bon choix ?

Déçues par leur précédent syndic ou pour des raisons financières, de plus en plus de copropriétés font le choix d’un syndic non professionnel pour la gestion courante de leur immeuble.

Contrairement au syndic professionnel, le syndic non professionnel n’est pas soumis aux mêmes règles de compétences. Ainsi, tout copropriétaire peut devenir syndic bénévole dès lors qu’il a été élu par l’assemblée générale. Toutefois, la gestion d’un immeuble — aussi petit soit-il — n’est pas une chose facile. Il est donc primordial de se tourner vers une personne qui possède des notions en droit et en comptabilité. Mais qui a aussi des connaissances techniques pour le suivi des travaux de réparation et d’entretien.

En outre, assurez-vous également que cette personne a suffisamment de temps pour mener à bien ses missions. De préférence, choisissez un copropriétaire qui habite dans l’immeuble afin d’optimiser la gestion, notamment les urgences.

Les conditions de nomination du syndic de copropriété

Selon la loi ALUR, le conseil syndical doit mettre en concurrence plusieurs syndics tous les 3 ans et les présenter à l’assemblée générale. Le syndic est ensuite élu à l’unanimité des voix, et ce qu’il soit professionnel ou non professionnel.